Archiv dokumentace – vaše řešení

Jak proměnit databázi ve vysoce likvidní aktivum společnosti

Ředitel strategického marketingu, DoxVision LLC
Ředitel strategického marketingu, DoxVision LLC

Jestliže v předdigitálních organizacích sloužily archivy jako úložiště dokumentů pro komunikaci s regulátory, soudy a protistranami, dnes je lze využít jako podnikovou znalostní bázi a společný informační prostor pro procesy a uživatele. V digitální ekonomice neboli „datové ekonomice“ se význam informací mění. Aby společnost efektivně využívala metody strojového učení nebo jiné digitalizační technologie, potřebuje mít skutečně obrovská data – miliony záznamů o homogenních objektech. Naštěstí dobrou zprávou je, že jakékoli množství dat lze proměnit v efektivní aktivum.

0 3 24 / 03 / 2021

Jak zpeněžit jeden firemní archiv

Archiv je zásobárnou podnikových znalostí. V digitální ekonomice jsou znalosti, zejména nové, konkurenční výhodou. Jsou potřebné ke zlepšení efektivity podnikových obchodních procesů, zvýšení jejich flexibility a přizpůsobení pro každou transakci.

Stejně jako jsou zaměstnanci společnosti rozděleni mezi oddělení a vykonávají své funkce, jsou na tom i IT systémy, ve kterých se generují a shromažďují data. Účetnictví například využívá účetní systémy a archiv primární účetní dokumentace, bez ohledu na obchodní oddělení využívající CRM systémy nebo provozování výroby pomocí systémů MES. Výsledkem je, že data nashromážděná v jednom systému mohou být použita k optimalizaci pouze těch procesů, ve kterých byla generována.

Tyto „oddíly“ brání monetizaci archivů. Dokud se data nestanou aktivem dostupným pro všechna oddělení a obchodní procesy podniku, jejich komerční potenciál nebude odhalen. Nejde ani tak o vytvoření konkurenční výhody, ale o vytvoření konkurenční nevýhody.

Pokud váš konkurent konsolidoval svůj archiv, pak má výhodu a vy nevýhodu

Předpokládejme, že se rozhodnete vytvořit jeden podnikový archiv, abyste se dostali před své konkurenty, nikoli za nimi. Co by to mělo být a jak to zorganizovat?

Jaké problémy řeší jeden podnikový archiv?

Prostředí pro integraci podnikových procesů

To nejdůležitější, co jeden archiv poskytuje, je jednotný prostor pro firemní dokumenty, přístupný všem uživatelům a všem podnikovým procesům bez ohledu na oddělení, ve kterém pracují, nebo informační systém.

Účtování elektronických dokumentů v archivu zjednodušuje a automatizuje veškeré procesy a zajišťuje bezpečnost informací

Pokud máte jeden archiv, nemusíte být uživatelem SAP, abyste mohli najít komoditní a finanční dokumenty, nebo být uživatelem Terrasoftu, abyste mohli přijímat dokumenty o smlouvách s protistranou nebo vyřizovat stížnost, nebo být uživatelem EDMS pro najít korespondenci s dodavatelem nebo zjistit stav schválení smlouvy. Musíte být uživatelem archivu – totéž pro všechny.

Stejným způsobem může každý systém zahájit proces, který prochází různými odděleními a integruje se do jediného podnikového archivu. A jeho prostřednictvím – s jakýmkoli jiným systémem připojeným k archivu.

Díky jedinému archivu není potřeba instalovat několik různých systémů na pracovní stanici uživatele „pro případ, že byste se potřebovali podívat na informace odtud“. Tento přístup neřeší problém – to, co se používá příležitostně, nikdo není schopen zvládnout. Jednodušší je zavolat a zeptat se. Pokud víte, komu zavolat. A pokud tomu chcete věnovat čas. Bude stačit jeden archivní klient, stejný pro všechny dokumenty. Práce v kanceláři je výrazně zjednodušena.

Přenos elektronických dokumentů do archivu organizace má své vlastní nuance. Umístěním nových typů dat do jednoho archivu bude nutné je integrovat s dalšími IT systémy organizace: účetní systémy, CRM, MES. Protože jeho hlavním úkolem je zničit „oddíly“, které vždy existovaly mezi odděleními, a obsluhovat end-to-end obchodní procesy.

Rozšiřitelná sada aplikací

Tradičním způsobem vytvoření aplikace je zavedení nového systému, který někdy téměř ve všech funkcích duplikuje starý, ale ne úplně. Tento nový systém bude mít svůj vlastní archiv, který obsahuje některé dokumenty, které starý systém nezpracovává. Ukazuje se, že neexistuje jednotný systém, ve kterém by byly uloženy například všechny smlouvy nebo komoditní a finanční dokumenty: některé z nich jsou zasílány elektronicky prostřednictvím operátorů EDI a jsou umístěny na osobním účtu podniku a zbytek je v papírová forma v účetním oddělení. Zároveň nelze předem říci, kde jsou dokumenty konkrétní protistrany uloženy – musíte si to zjistit.

Pokud existuje jeden podnikový archiv, musí se s ním integrovat všechny aplikace – to pomáhá udržovat integritu dokumentů. Připojte osobní účet vašeho operátora EDF k archivu, naskenujte a odešlete tam papírové dokumenty – tím je problém jednou provždy vyřešen. Další úložná média a kopie nebudou potřeba.

Aktuálním příkladem je vznik daňového monitoringu, který vyžaduje jeden archiv veškeré daňové dokumentace. Takové požadavky vládních regulátorů se budou objevovat a neustále se měnit.

Jediné pracoviště

Pro zaměstnance je nepohodlné používat desítky systémů, archiv by tak měl nejen konsolidovat znalosti ve firmě, ale také se integrovat do běžných rozhraní zaměstnanců.

Na základě klienta elektronického archivu si můžete sestavit univerzální Inbox – jedinou složku příchozích dokumentů a úkolů pro každého zaměstnance

Tato myšlenka byla formulována již na počátku 1990. let XNUMX. století a do určité míry byla realizována s rozvojem systémů e-mailových klientů. Ale jak se vyvíjely systémy skupinové práce, jako je ERP nebo ECM/BPM, problém se vrátil – každý z těchto systémů má své vlastní složky doručené pošty. V rámci informačního systému konkrétního podniku musí být všechny toky úkolů a dokumentů agregovány v jednom systému bez ohledu na to, v jakém subsystému vznikly. Jako takový agregátor je vhodné využít elektronický archiv. Přístup k takovému univerzálnímu pracovišti je možný jak z klienta elektronického archivu, tak integrací s hlavní aplikací uživatele přes odkaz.

Univerzální vyhledávání

Je důležité poskytnout univerzální možnosti vyhledávání dokumentů bez ohledu na jejich typ. Všichni jsme zvyklí používat vyhledávače Yandex a Google, díky kterým můžeme formulovat dotaz jakýmkoli způsobem a s největší pravděpodobností dostaneme adekvátní výsledek. Zároveň při psaní textu do adresního řádku vidíme naše předchozí požadavky s podobným obsahem a také požadavky jiných uživatelů. A nepotřebujeme vědět, na kterém serveru jsou data uložena.

Pokud máte jeden firemní archiv, je snadné uspořádat vyhledávání „jako v Yandexu“. Například Docsvision 5.5 má vestavěný vyhledávač Elastic Search, který obsahuje všechny tyto funkce.

Platforma pro externí protistrany

Mít a udržovat jednotný archiv nejen usnadňuje život zaměstnancům organizace, ale také umožňuje zahrnout protistrany do obchodních procesů. Nepotřebují nic instalovat – mají přístup k příslušným sekcím vašeho firemního portálu. Říká se tomu obchodní platforma digitální transformace. End-to-end obchodní procesy s účastí protistran zatím nejsou zřejmým směrem pro rozšiřování EDS, ale slibují velké vyhlídky.

Je jeden archiv EDMS?

Z toho, co je popsáno výše, je zřejmé, že slovo „EDS“ se na takový archiv nevztahuje. Souběžně s ruským EDMS se na Západě vyvíjely podnikové redakční systémy. Sbližování těchto oblastí vedlo k tomu, že v posledních letech ruské EDMS přešlo na používání vlastního jména „EDMS/ECM“. Před několika lety dospěla přední západní analytická společnost Gartner k závěru, že „ECM je mrtvá“. A nyní jsou vyvíjeny systémy pro správu firemního obsahu, procesů a úkolů CSP.

Proč bylo potřeba nové jméno? Stručně řečeno: za prvé, chápání CSP jako platformy pro vytváření rozšiřitelné sady řešení se stalo jasnějším. Za druhé je jasně uveden požadavek na organizaci služeb platformy. Za třetí je zřejmá funkčnost skupinové práce (řízení neformálních interakcí).

Jak vytvořit elektronický archiv dokumentů

Základem pro vytvoření jednotného firemního archivu může být škálovatelná a flexibilní platforma ECM/BPM/CSP. V Rusku se pro taková řešení vyvinul jedinečný trh. Jejich funkčnost není horší než západní softwarové produkty a splňují domácí standardy pro práci s dokumenty a sledování výkonu. Ruská řešení přešla od automatizace „úředního“ toku dokumentů k multifunkčním platformám se širokou škálou aplikací, včetně archivního formátu.

Jaká by měla být jednotná platforma firemního archivu?

• Škálovatelnost a výkon

V jediném archivu jsou uloženy dokumenty, které byly dříve rozptýleny v desítkách elektronických archivů různých aplikací. Jako jednotný informační prostor pro mnoho uživatelů a obchodních procesů musí archiv splňovat vysoké požadavky na škálovatelnost – řádově vyšší než například archiv tradičního EDMS nebo účetního systému. Pro jakékoli zvýšení počtu uživatelů, dokumentů a procesů musí mít platforma prostředky k rozšíření úložiště dat, výpočetního výkonu a geografického škálování na dceřiné společnosti a pobočky. Nemělo by docházet ke zpomalení výkonu.

Podpora vysokorychlostního zpracování dat s rostoucím počtem uživatelů a objemů informací spočívá na architektuře archivační platformy. Je například nutné zajistit, aby bylo možné horizontálně škálovat databázi rozložením zátěže mezi více uzlů clusteru. Struktura databáze by navíc měla eliminovat zbytečné zatížení obchodních dat vytvářených servisními informacemi a operacemi. Pro škálování úložiště souborů, které tvoří většinu celého archivu, jsou zapotřebí hierarchická úložiště souborů, která umožňují flexibilní správu této struktury a zásad pro vytlačování dat do konkrétních uzlů.

Pro práci s takovými svazky jsou zapotřebí škálovatelné fulltextové indexování a technologie vyhledávání

Tyto a další novinky umožňují nejen škálovat na požadované objemy, ale také postupně a přesně zvyšovat výkon v těch systémových uzlech, kde je to nyní potřeba (úložiště, databáze, aplikační server nebo jeho jednotlivé služby, které plní určité obchodní funkce, vyhledávání atd.) .p.). Moderní a promyšlená architektura, podobně jako motor pod kapotou auta, zajišťuje hladký a rychlý chod platformy.

• Náhrada mezi platformami a importem

Jednotný firemní archiv nevznikne až za pár let. Jedná se o strategickou dlouhodobou investici. Platforma, kterou zvolíte, by měla podporovat použití různých operačních systémů a databází. V tomto případě je nutné vzít v úvahu požadavky substituce dovozu.

Domácí infrastrukturou je dnes PostgresPro DBMS a operační systém založený na Linuxu. Je ale lepší použít multiplatformní systém s jednotnou funkčností, který může fungovat na jakékoli platformě. Jedině tak lze zajistit plnou kompatibilitu a přenositelnost řešení z jedné infrastruktury do druhé.

• Klientský software, přizpůsobení rozhraní

Běžné je spouštění jakékoli aplikace přes webový prohlížeč. Nejběžnějším způsobem zajištění mobilního provozu v EDMS je vytváření mobilních aplikací s omezenou funkčností. Ale to není to, co je v praxi potřeba. Ve skutečnosti uživatelé potřebují mít vzdálený a mobilní přístup ke všem 100 % funkcí systému. Nejlepším řešením je plně funkční pracovní stanice, která se přizpůsobí typu zařízení a možnosti interakce.

Webový klient má řadu vážných výhod. V první řadě je to snadné použití na úrovni konkrétního zaměstnance a multiplatformní, včetně podpory široké škály uživatelských zařízení.

Není to tak samozřejmé, ale nejdůležitější je, že je flexibilnější a jednodušší z hlediska vývoje, možnosti implementace nejrůznějších konstrukčních řešení v oblasti uživatelského rozhraní a možnosti jeho přizpůsobení konkrétním potřebám zaměstnanci. Když lze na všechny prvky řešení aplikovat mechanismy přizpůsobení rozhraní založené na dynamickém kontextu-rolovém modelu, uživatel uvidí přesně to řešení, které odpovídá jeho roli, pokud jde o pracovní náplň, fázi životního cyklu zpracovávaných informací, a další kritéria. Výsledkem jsou minimalistická rozhraní, se kterými se snadno pracuje. A co je nejdůležitější, pro provedení změn ve finální podobě aplikace nebudete muset volat na pomoc externí konzultanty, což snadno zařídí zaměstnanci společnosti, kteří systém udržují a vyvíjejí.

Ideální webový klient umožňuje 100% přizpůsobení rozhraní pro konkrétní úkol. Ve skutečnosti se nejedná o klienta aplikace pro správu dokumentů a úloh, ale o klienta platformy CSP, která mimo jiné zajišťuje vývoj rozšiřitelné sady aplikací a typů dokumentů, balení a integraci s klientem software jiných podnikových systémů. Tato cesta je hlavní.

• Upgradovatelnost platformy

Žádná platforma nemůže v dnešním prostředí zůstat statická po desetiletí. Týká se to změn infrastruktury použité při vývoji technologické platformy, požadavků na rozhraní a samozřejmě systémových funkcí. To vše vede k nutnosti aktualizovat platformu vašeho jednotného elektronického archivu.

Zpětná kompatibilita je poměrně „drahé potěšení“, ale bez ní to nejde. Pouze to nám umožňuje zajistit „hladkou“ aktualizovatelnost platformy v zákaznických řešeních.

• Low-code – vývoj bez programování

Konsolidovaný globální archiv organizace nejenže spojuje veškeré firemní znalosti a výkonnost zaměstnanců, ale podporuje také proces neustálých změn. Musí být monumentální a zároveň flexibilní.

Vaše firemní archivační platforma by měla mít vyvinuté a výkonné nízkokódové mechanismy. To v zásadě neznamená opustit používání programování. Low-code je sada vizuálních návrhářů, která je dostatečně výkonná, aby zajistila, že provádění změn v obchodní logice aplikace nevyžaduje otevření celého projektu, ale byla by to jednorázová operace pro jednoho IT specialistu po dobu maximálně několika dní.

Máte-li nástroje s nízkým kódem, můžete si hotové řešení přizpůsobit tak, aby vyhovovalo vašim potřebám. Nízkokódová řešení jsou hlavním trendem ve vývoji CSP technologií. Umožňují vám přizpůsobit systém bez programování, podmíněně měnit bloky, jako v konstruktoru Lego, a vytvořit tak své vlastní jedinečné řešení.

Předstihnout své konkurenty a přeměnit elektronický archiv na cenný podnikový majetek namísto referenční knihy, vytvořit si výhodu na trhu, není dnes snem. Velké ruské společnosti již zavádějí podobná řešení a restrukturalizační procesy, rozvíjejí jednotný informační prostor v organizaci, kde neexistuje rozdělení na oddělení a pozice, ale je zde svoboda informací a trocha kreativity pro nové nápady a projekty.

Líbilo se: 3 Byl tento článek užitečný? Spíš ne

Řekneme vám, jak uložit dokumenty do státního archivu při likvidaci, konkurzu nebo z jiných důvodů. A existují k tomu nějaké rozumné alternativy?

21 tisíce otevření

Tři hlavní body

První věc, kterou musíte vědět, je, že se jedná o placenou službu. . Konečná cena závisí na územním umístění archivu. Například v Moskevském ústředním státním archivu pracovních vztahů (TSGATO) Přijetí jednoho případu podle inventáře je 310 rublů , ( objednávka ze dne 25.12.2018 č. 147 ).

Hlavními důvody převodu dokumentů obchodní společnosti do státního archivu jsou stále likvidace a úpadek ( bod 10 čl. 23 Zákon ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ ).

Druhý zásadní bod: předběžné archivní zpracování, popis, vazba, dodání dokumentů do archivu zajišťuje předávající strana , tedy obchodní organizace. Pracovníci archivu přijímají pouze dokumentaci, která je připravena k přenosu. Pokud je nesprávně naformátován, bude zaslán zpět k revizi.

Třetí bod: nejde o nic rychlého . Neexistují žádné zákonem stanovené lhůty, ve kterých musí státní archiv dokumenty přijímat, a nelze tento proces urychlit.

Státní archivy se o růst „klientely“ nijak zvlášť nezajímají. Delis Archive předčí většinu státních archivů cenou, bezpečností, rychlostí a kvalitou služeb.

Zjistěte během tří minut, proč se vyplatí delegovat ukládání a zpracování dokumentů na Delis Archive – podívejte se na krátké video.

Osm fází přípravy dokumentů k archivaci

Popišme proces přijímání dokumentů k uložení do státního archivu na příkladu Moskevského ústředního státního archivu úspěchů. Okamžitě odpovězme na často kladenou otázku: celý proces bude trvat tak dlouho alespoň dva měsíce , maximálně – šest měsíců.

Krok 1 : jsou zadány vybrané dokumenty inventář , je vypracována předmluva k soupisu, jakož i odkaz na historii právnická osoba.

Krok 2 : do archivu v místě registrace právnické osoby se předkládá:

• prohlášení ( při likvidaci se jedná o formulář č. 1 );
• originál plné moci osobě, která bude přímo komunikovat s archivem.

Plná moc tohoto druhu je ověřena razítkem a podpisem vedoucího organizace.

Při předkládání dokladů si nezapomeňte zjistit datum registrace a vstupní číslo.

Krok 3 : nejpozději bude jmenováno 30 kalendářních dnů kurátor kdo bude pracovat přímo s vámi ( jeho kontakty jsou poskytovány telefonicky a emailem uvedeným v přihlášce ).

Krok 4 : nejpozději do dvou týdnů ode dne jmenování se musí kurátor dostavit na místo uložení dokumentace, zhodnotit kvalitu provedeného zpracování, správnost popisů a případně vydat pokyny k odstranění nedostatků. Po odstranění nedostatků vás může navštívit odborník na státní archiv na přezkoušení ( nebo možná nenavštívit, kurátor to zvládne sám ).

Pokud chcete dokumenty správně připravit k uložení napoprvé, svěřte archivační zpracování Delis Archive. Od expresního auditu vašich dokumentů až po jejich předání do státního archivu se postaráme o všechny fáze práce.

Krok 5 : všechny dotazy jsou vyřešeny – kurátor předkládá vaše podklady odborné komisi, která se schází maximálně jednou měsíčně.

Krok 6 : pokud bude přijato kladné rozhodnutí většinou hlasů, bude vás o tom kurátor informovat zasláním:

• smlouva ( je standardní a nelze jej upravovat );
• akt přijetí a převodu;
• faktura k platbě.

Podepsanou smlouvu s kopií složenky o platbě odnášíme do archivu, kde registrace a přidělení čísla může trvat dalších 10 pracovních dnů.

Krok 7 : do pěti pracovních dnů budete informováni o datu, čase a místě, kam je potřeba přinést dokumenty k předání na státní úložiště.

Krok 8 : všechny soubory, tři kopie soupisů, předmluvy k soupisům a historické informace – vše je na papíře! — plus potvrzení o přijetí je poskytováno přísně v určitou dobu.

V důsledku toho obdržíte kopii potvrzení o přijetí jako potvrzení skutečnosti doručení dokumentů do státního archivu.

Výše je popsán přibližný algoritmus, který také závisí na místních vlastnostech. Při kontaktování vašeho státního archivu si nezapomeňte ujasnit fáze interakce, jejich výsledky a termíny.

Existují rozumné alternativy?

Přestože státní archivy přešly na tržní vztahy, staré problémy nezmizely. A to:

• nedostatek volného místa, kvůli kterému státní archivy přijímají k uložení pouze personální záznamy a doklady o mzdách zaměstnanců;
• nedostatek kvalifikovaného personálu;
• přísné požadavky na přípravu dokumentace;
• prioritou je služba autorizovaných orgánů v sociálně-právních otázkách;
• dlouhé termíny ( až 6 měsíců ) přijetí aktu o přijetí a předání pouzder ke skladování.

Navíc, a to je důležité, ceny státních archivů za předběžné archivní zpracování a následné uložení mohou být značně vysoké a kvalita služeb zůstává velmi málo žádoucí. Proto je přijímání účetních a jiných účetních dokladů organizace k uložení do státního archivu stále spíše výjimkou.

Alternativou může být kontaktovat nevládní archivní organizaci. Při výběru poskytovatele této služby byste měli věnovat pozornost н nejen v cenách, ale také v následujících bodech:

• stanovy organizace specifikují typ činnosti, jako je skladování a údržba personálu a další dokumentace;
• dostupnost licence FSTEC, speciální software pro šifrování dat;
• postavení provozovatele osobních údajů.

Je třeba objasnit, zda je možné převádět dokumenty k uložení v neuspořádané podobě, a také zda má archivní organizace dohodu s Penzijním fondem o plnění sociálně-právních požadavků občanů.

Delis Archive přijímá dokumenty v jakékoli formě a složení k uložení, bez jakýchkoli nároků na kvalitu přípravy. Po přijetí velmi rychle vystavíme potvrzení o stanoveném formuláři, který může poskytnout likvidátor na žádost soudu nebo jiného orgánu státní správy.

Nabízíme řešení pro jednotlivá odvětví, HR, účetnictví, právní oddělení a ředitele.

Nepodařilo se získat data formuláře

• #archiv
• #úložiště dokumentů
• #elektronický archiv účetní dokumentace
• #smlouva o archivaci
• #Archiv Delis