Archiv dokumentace – Stavba

Budova je jedním z typů realitního podnikání. Kromě stavebníků tento trh zahrnuje investory, developery, projekční a projekční kanceláře, organizace poskytující služby údržby a provozu nemovitostí, obchodní a pronajímací společnosti. Organizace působící v sektoru nemovitostí často spojují několik podniků najednou. Kromě toho v této oblasti pracují vládní agentury, konzultanti a zprostředkovatelé, finanční a pojišťovací společnosti a média. Ponecháme je mimo rámec tohoto článku, zaměříme se pouze na hlavní účastníky stavebního „dopravníku“.

Požadavky kladené různými účastníky stavebního trhu

Každý z výše uvedených typů činností má své charakteristiky, které se promítají do souboru interních podnikových procesů a struktury informací, se kterými tento podnik pracuje.

Podívejme se na některé rysy požadavků, jejichž implementaci kromě obecných požadavků na EDMS očekávají zástupci různých podniků v sektoru nemovitostí.

Investoři

Investiční společnosti jsou společnosti, které financují výstavbu za účelem dalšího prodeje objektu po částech nebo jeho pronájmu. Patří sem také společnosti, které nakupují hotové předměty nebo předměty, které jsou v konečné fázi výroby. Obchodní procesy jsou spojeny s investičními transakcemi nebo transakcemi souvisejícími s akvizicí nebo prodejem předmětů. Jedním z rysů takových společností je velký počet právníků. Investoři kladou nároky na elektronické archivy. Archiv by měl uchovávat širokou škálu dokumentů ve strukturované podobě a odrážet souvislosti mezi dokumenty, stavebními projekty a právnickými osobami. Jejich systém schvalování smluv je zaměřen na odsouhlasení detailů smluv a automatizaci práce právního oddělení. Je vyžadována možnost zadávat úpravy přímo do smlouvy.

Vývojáři

Zde budeme development považovat za samostatný podnik nebo obchodní oblast v rámci holdingu. Je třeba poznamenat, že čistě vývojáři (nebo vývojáři poplatků) jsou v Rusku stále vzácní.

Hlavním informačním objektem pro tyto organizace je rozvojový projekt. Zahrnuje mnoho dokumentů: koncept projektu, jeho finanční a investiční část, soubor prvotní povolovací dokumentace, technický návrh, vztahy se zhotoviteli a dodavateli, ale i státními úřady.

Proto kromě archivu, který je nezbytný ve všech fázích vývojového projektu, potřebujeme systémy, které budou procesy podporovat. V nultém cyklu potřebujeme systém, který sleduje průchod povolení a projektovou dokumentaci s úřady a koordinuje kroky zaměstnanců společnosti, abychom získali konečný výsledek: kompletní sadu dokumentů pro stavebníky pro vstup na staveniště. Proces je nelineární s velkým počtem účastníků, ale zároveň poměrně typický pro průmysl jako celek.

Stavitelé a projektanti

Stavební organizace se vyznačují strukturou projektového řízení. Archiv slouží k uložení projektové dokumentace se strukturou a přístupovými právy k objektům. Potřebujete schopnost ukládat velké soubory a pohodlné rozhraní, které vám umožní načíst tyto soubory do systému bez zmrazení nebo přerušení relací.

Systém Docsvision tyto požadavky splňuje.

Provozní společnosti

Tyto organizace jsou odpovědné za budovu nebo komplex budov a poskytují služby údržby nájemcům nebo vlastníkům. Archivní struktura těchto organizací je matice: Budovy Inženýrské sítě a komunikační služby.

Správným přístupem je pro ně servisní přístup, který jim umožňuje řídit lidi tak, aby poskytovali kvalitní služby pro ziskovější a spolehlivější návratnost investic. Je zřejmé, že potřebují systém schvalování dokumentů, který zajišťuje průchod žádostí, smluv, povolení atd.

Řešení na platformě Docsvision pro stavebnictví

Elektronický archiv

Pro všechny účastníky stavebního trhu bude archiv důležitou součástí systému elektronické správy dokumentů. Struktura tohoto archivu se liší podnik od podniku. Pokud společnost kombinuje vlastnosti několika typů podniků, pak je archiv ještě složitější. Ale v podstatě je elektronický archiv soubor dokumentů s maticí práv a rubrikátorem, který je na ní umístěn.

Elektronický archivační systém na platformě Docsvision vám umožňuje použít matici práv založenou na obsahu dokumentů na stejné pole dokumentů a také mít několik kategorií dokumentů pro různé skupiny uživatelů ve fondu. To vám umožní vytvořit několik archivních struktur pro různé účely na stejném poli dokumentů. Vznikají tak specializovaná elektronická úložiště: archiv projektové dokumentace, archiv technické dokumentace, archiv projektové dokumentace. Které jsou umístěny v jediné IT infrastruktuře globálního podnikového ECM systému.

Platforma Docsvision umožňuje ukládat velké soubory a rozhraní jednoduchého „přetažení“ takových souborů na kartu nezpůsobuje uživatelům žádné problémy.

Řízení investičních akcí, koordinace prvotní povolovací dokumentace

V systému postaveném na platformě Docsvision je možná velmi flexibilní práce s procesy a úkoly. Při zahájení schvalování plánovacího projektu systém spouští několik procesů najednou pro rozvoj, schvalování a koordinaci všech jeho úseků v samostatných paralelních činnostech nebo podprocesech. Systém zároveň umožňuje vytvářet a evidovat různé neplánované úkoly a činnosti na cestě, přičemž zachovává obecný rámec postupu.

Vyjednávání smluv

Dvě klíčové výhody elektronického schvalování stavebních smluv:

1. Schvalovací cesta je aplikována na dokument na základě parametrů dokumentu a obchodních pravidel. Uživatel tedy nemusí přemýšlet o tom, jakou cestu odeslat dokument, systém si cestu vybere sám.

2. Připomínky k dokumentu lze provádět přímo v textu dokumentu a dokonce i v paralelní schvalovací sekci – systém všechny úpravy sloučí automaticky, nic se neztratí.

Řešení na platformě Docsvision pokrývají celý seznam požadavků stavebního průmyslu na systémy elektronické správy dokumentů.

Zdokonalování a implementace hotových řešení, na rozdíl od vývoje řešení od nuly, umožňuje co nejrychleji a s co nejmenšími investicemi řešit naléhavé problémy správy dokumentů ve stavebnictví, zlepšit kvalitu přijatých rozhodnutí a zrychlit procesy výrazně.

Ukládání projektové dokumentace je záležitost, která je jen na první pohled jednoduchá a nekomplikovaná. Ve skutečnosti jsou všechny postupy jasně uvedeny ve federálním zákoně Ruské federace. Podnikatelé nebo fyzické osoby (občané Ruské federace) mají zároveň právo na bezpečné uložení listin s možností následného využití. Jaké jsou vlastnosti organizace procesu? Jaká je doba uchování dokumentů? Jaká legislativa tento proces upravuje? Podívejme se na hlavní problémy podrobněji.

Obecná ustanovení

Otázky týkající se uchovávání projektové dokumentace upravuje příslušný spolkový zákon. Papíry, které jsou předávány autorizovaným službám (strukturám), musí být skladovány s ohledem na stanovené termíny a dohodnuté podmínky. Zvláštní pozornost je věnována originálním dokumentům (pracovní dokumenty a projekt), které je třeba vzít v úvahu (pokud není v dohodě mezi stranami uvedeno jinak).

Do písemností uložených v archivu a evidovaných tedy musí být zahrnuty následující dokumenty:

• Originály a kopie vyvinuté nezávisle, převedené k uložení nebo objednané od jiných společností.
• Povolení provádět úpravy papírů.
• Standardní dokumentace.

Při zvažování otázky uchovávání dokumentů je důležité pochopit, že všechny papíry jsou konvenčně rozděleny do několika kategorií:

• Originály (originály).
• kopie.

Funkce společností, které se zabývají projekční činností, stejně jako úkoly organizací, které evidují a uchovávají písemnosti, nutně zahrnují pravidla pro organizaci toku dokumentů.

Pokud společnost současně přijímá dokumenty v různých verzích (papírové nebo digitální), je povolena jejich konverze. Hlavní věcí je dodržovat následující pravidla:

• Papíry, které se přenášejí v klasické (papírové) podobě, lze převést do souborů.
• Pokud jsou dokumenty předkládány v papírové podobě, ale vytištěny pomocí počítače, musí být provedeny s ohledem na požadavky GOST číslo 2.004.
• Po instalaci digitálního podpisu a specifikaci podrobností se hotové soubory převedou na elektronické papíry.
• Pokud je dokument přenášen na elektronických médiích, lze jej převést do papírové podoby pomocí PC. V tomto případě jsou vyžadovány podpisy oprávněných osob.
• Po převodu dokumentu by se jeho název neměl změnit. V tomto případě nezáleží na tvaru papíru nebo povaze jeho použití.
• Pokud byla po převodu papírů provedena jejich vzájemná transformace, pak jsou vyžadovány vzájemné reference.
• V případě, že dokumenty mají identický vzhled a název (bez ohledu na formu), jsou v každém případě klasifikovány jako zaměnitelné.

Pokud je organizováno vydávání originálních dokumentů, stejně jako jejich převod na jinou společnost, je nutné vzít v úvahu stávající i nové standardy ESKD a SPDS.

Jak se přijímají originály?

Jednou z klíčových etap v problematice ukládání projektové a odhadové dokumentace je přejímka originálních dokumentů. Pokud mluvíme o papírové verzi dokumentů, je nutné zkontrolovat neporušenost dokumentů (přítomnost natržení, pásky, poškození a jiné vady). Kromě toho se vhodnost papírů posuzuje na základě kritérií, jako jsou rozmazané čáry nebo text. V tomto případě musí originály, které jsou přijaty ke skladování, plně odpovídat GOST 2.051.

V procesu přijímání originálních dokumentů lze ověřit řadu klíčových bodů, a to: úplnost přenesené dokumentace, přítomnost dat a podpisů, správnost hlavních nápisů a provedení titulních stran. Zde se sleduje správnost zadávání informací, přítomnost digitálních podpisů a dalších analogií podpisů.

Samostatně by měla být prostudována problematika média projektové dokumentace, uchování objektů a postupu při používání autentických podpisů nebo digitálních podpisů.

Jak se evidují a účtují autentické dokumenty?

Všechny originální papíry, které jsou přijaty ke skladování, mohou být brány v úvahu a registrovány automaticky nebo ručně. V procesu evidence papírů je nutné zadat následující údaje – označení papírů, název, počet listů, inventární číslo (IN) a datum, kdy byla registrace provedena. Dále se zapisuje označení dokumentu, zdroj (kdo jej vydal) a také podpis potvrzující přijetí listin k uložení.

Pokud registrace není automatická, musí být výše uvedené údaje uvedeny v inventární knize. Pokud jde o automatizovanou evidenci, data inventární knihy jsou v elektronické podobě. Pro organizaci procesu evidence technické dokumentace jsou vytvářeny jednotlivé inventární knihy. Je důležité, aby se čísla neduplikovala. V některých případech je povoleno vytvořit jednu inventární knihu pro pracovní a projektovou dokumentaci.

Při ukládání originál dostává své vlastní číslo, které je zohledněno v dokumentaci, bez ohledu na počet listů v dokumentech, stejně jako objem souborů v jeho složení. Pokud jde o zúčtovací jednotku, existuje několik možností. Například u projektu to mohou být články v grafické nebo textové podobě a u jiných příspěvků svazky relevantních materiálů (v grafické nebo textové podobě).

Pokud se dokumenty předávají elektronicky, je třeba věnovat zvláštní pozornost sloupci „Poznámky“. Měl by obsahovat informace o restaurování, zrušení nebo úpravách původního dokumentu.

Po převzetí dokumentů v textové podobě musí být opatřen podpisem oprávněné osoby. Umístí se na stránku hned za titulní stranu, stejně jako do příslušných sloupců (například do podacího pole nebo na jiné místo).

V situaci, kdy se originální doklad skládá ze skupiny listů, obdrží každý z nich samostatnou SPZ. V tomto případě je v detailech zapsáno původní číslo. Úpravy provedené v dokumentu poskytnutém digitálně nevyhnutelně vedou k úpravám podrobností papíru a atributů dokumentu.

Úložnou jednotkou může být složka, album nebo plně vytvořený svazek. Mohou obsahovat celou skupinu papírů s různým označením. V takové situaci obdrží svazek (album, složka) společné číslo, které se projeví na titulní straně. Pro evidenci takového dokladu je nutné vytvořit novou knihu s inventárními čísly.

Existují situace, kdy se změní pouze 1-2 listy původního dokumentu. V tomto případě je třeba ponechat inventární SPZ. Pokud jsou změněny všechny listy, systém vyžaduje povinnou úpravu čísla.

Po přidělení čísla pravému dokladu je každé ID kontrolováno, to znamená, že jsou zaznamenávány všechny jeho pohyby. Ty se účtují ručně nebo automaticky na základě odpovídajících karet. Ty jsou vyrobeny v oboustranném provedení s povinným dodržováním pravidel pro vyplňování dokumentů. Před vyplněním dokumentu si můžete prostudovat příklady provádění tohoto typu práce.

Jak jsou originály uloženy?

V praxi je uchovávání originálních dokumentů možné ve dvou formách – digitální a papírové. V tomto případě se získávání dokladů provádí s ohledem na aktuální GOST. Na A1 je tedy uložena textová a grafická dokumentace návrhu. Objekty lze také uložit v rozbalené formě. V případech, kdy je dokument vyhotoven ve větším formátu, je skládání originálů povoleno. V tomto případě musí být na složku zapsána čísla.

Na základě praxe lze originální dokumenty klasifikovat podle narůstajícího počtu nebo podle objektu. Odlišné pořadí organizace je možné, pokud bylo příslušně schváleno. Samotné originály musí být uloženy na digitálních médiích nebo v elektronických databázích. Aby se zabránilo náhodné ztrátě dokumentů, je vyžadována záloha.

Jak se ukládají kopie?

Určitá pravidla platí i pro kopie, které lze také uložit ve dvou oblíbených formách. Pokud byly papíry vyráběny různými subdodavateli, jsou často obsaženy v jednotlivých složkách nebo samostatných svazcích.

Archivní kopie odrážejí obsah listin v den podpisu i předání (předání) předmětu. Pokud jsou v archivu kopie, promítnou se do účetních karet. V tomto případě jsou papíry složeny (pokud mají klasický design) do formátu A4. Pokud jsou tedy kopie přenášeny k uložení, měly by mít jasný kontrast a správné pozadí, což nekomplikuje studium.

Pokud jsou dokumenty přijímány v klasické verzi, je nutné zkontrolovat jejich úplnost a shodu s doprovodnými dokumenty. Pokud jde o registraci a účtování kopií struktur třetích stran, musí být prováděny v souladu se současnými pravidly.

Každý výtisk musí být opatřen razítkem, inventárním číslem a datem registrace. Co se týče samotného razítka, to se odráží na výrazném místě. Pokud je kopie zhotovena list po listu, razítkování se provádí vlevo nahoře. Účtování kopírování lze provádět ručně nebo automaticky. Tyto a řadu dalších bodů upravuje příkaz k přijímání písemností.

Projekt tedy musí být uložen v archivu organizace, dokud nebude převeden do většího archivu (státního nebo obecního) nebo dokud nebude zničen.

Chcete dostávat články z BuildingSimply e-mailem?

Novinky a případy pro specialisty ve stavebnictví – ve vaší schránce dvakrát měsíčně.