Odpovědi na nejčastější dotazy | Služba digitálních dokumentů

Každý podnik vytváří velké množství dokumentů. To je nevyhnutelné, protože ze zákona musí být všechny obchodní transakce formalizovány a písemně zaznamenány. V tomto ohledu vzniká problém systematického ukládání a následného vyhledávání kopií s určitými informacemi. Bez automatizované služby bude obtížné to udělat, zejména pokud jsou dokumenty potřeba naléhavě, například před daňovými kontrolami.

Pro tyto účely jsme vyvinuli systém EDO. Je navržen tak, aby pomohl manažerům, kteří chtějí zlepšit kvalitu řízení příslušné strukturální jednotky, podniku jako celku nebo skupiny organizací.

Řešení je založeno na softwaru, který nevyžaduje licenci (tzv. free software). Po dohodě je nasazen na zdrojích naší společnosti nebo klienta. Pro servisovanou organizaci je vhodné ponechat některé operace přímo na svém území, například sběr, třídění nebo skenování papírových dokumentů je lepší provádět na místě. V případě potřeby je tato práce prováděna zaměstnanci na plný úvazek nebo specialisty CDS. Další nezbytné úkony lze provádět na dálku.

Jak efektivní a spolehlivé je vaše řešení?

Službu lze snadno integrovat s dalšími systémy používanými konkrétní firmou. Nejvýraznějším příkladem je 1C:Podnik. S elektronickou pokladnou může pracovat více zaměstnanců současně – pro každého se vytvoří samostatné heslo a nakonfigurují se oprávnění. Pokud je potřeba data stáhnout, je to možné v libovolném formátu. Ve výchozím nastavení program specifikuje PDF a XLS (pro soubory z Excelu).

Informace klienta jsou zpracovávány v lokální síti, takže je zajištěna jejich naprostá bezpečnost a ochrana. Pokud je vyžadován vzdálený přístup k datům v systému, jsou otevírány zabezpečeným kanálem (obvykle se používá VPN) nebo jsou přijata jiná dodatečná opatření k zabránění únikům.

Jak poznáme, zda je tato služba pro nás ta pravá?

Systém EDI bude rozhodně ideální volbou pro každou firmu. Funkcionalita se neustále rozšiřuje a vylepšuje s ohledem na nové požadavky zákazníků. Neustále pracujeme na zvyšování produktivity a snadnosti použití. Pro ohodnocení řešení se seznamte s pravidly a nuancemi služby, možnostmi a potenciálem adaptace na konkrétní činnosti v reálných podmínkách. V případě zájmu pro vás zorganizujeme ukázku práce se systémem EDI, a to i na reálných dokumentech vašeho podniku.

Jak služba pomáhá s tokem dokumentů?

Toto řešení umožní komplexní digitalizaci všech důležitých dokumentů jakékoli organizace. Tímto způsobem bude možné vytvářet elektronické obrazy dokumentů a také přenášet a organizovat stávající informace v databázích, účetních systémech a speciálních tabulkách.

To umožňuje zaměstnancům přístup ke studiu dokumentů z elektronických kopií, k zaznamenávání a sledování jejich pohybu v rámci organizace, a to v pohodlném a srozumitelném rozhraní.

Řešení je navrženo tak, aby snižovalo chyby při zpracování dokumentů a zkracovalo dobu jejich kontroly nebo zadávání do systému. S jeho pomocí je možné nastavit paralelní přístup k datům, která je zajímají, pro několik zaměstnanců najednou, správně vytvořit elektronický archiv a v případě potřeby uložit originály na speciálně vybaveném vzdáleném místě.

Jak probíhá digitalizace a co lze digitalizovat?

Pro převod dokumentů do elektronické podoby se používá technologie skenování. Výsledné obrazy se analyzují a přiřazují se jim jedinečné vlastnosti – atributy. Podle těchto kritérií se dokumenty seskupují, umisťují do souborů a načítají do databáze.

Pro takové zpracování jsou vhodné dokumenty různého účelu, typu a stavu, včetně grafických, tabulkových a textových, tříděných nebo nesystematizovaných, roztroušených nebo sešitých.

Jaké zdroje se používají při digitalizaci dokumentů?

Můžete si vybrat kteroukoli z následujících možností:

1. Digitalizujte dokumenty na vlastním zařízení klienta v uzavřeném okruhu. Může se jednat o síť nebo vyhrazený počítač.
2. Pro splnění tohoto úkolu se obraťte na moderní IT řešení, jako jsou cloudové technologie.

Co může vaše služba udělat?

• rychle shromažďovat, třídit a digitalizovat;
• indexovat, ukládat a zobrazovat elektronické obrazy dokumentů, které vás zajímají a které byly dříve zadány do elektronické databáze;
• vytvářet elektronické archivy na základě dat za určité období a nahrávat je do obecného účetního systému;
• zobrazit potřebná data v grafické a tabulkové podobě;
• kontrolovat mnoho operací a ukazatelů, včetně implementace obchodních procesů, dosahování plánovaných a individuálních výsledků výkonnosti (KPI);
• generovat flexibilní a regulované reportingové zprávy;
• zajistit neustálý přístup k informacím o aktuální práci společnosti z mobilních zařízení;
• zobrazit manažerovi dashboardy s provozními daty.

Uživatelé naší služby mají právo vytvořit si vlastní rozhraní, pracovat s dokumenty na dálku a ukládat své originály mimo kancelář.

Je toto řešení opravdu tak přínosné?

Samozřejmě se přesvědčte sami:

1. Úkol bude vyřešen na klíč. Jediné, co bude od zákazníka požadováno, je zaškolit personál v používání služby.
2. Nabízí mnoho příležitostí. Služba vám umožňuje zejména:
   • poskytnout klientovi předběžný odhad nákladů na digitalizaci dokumentů při zpracování dat vlastními prostředky v uzavřeném okruhu;
   • otevřít funkce operátora pro kontrolu kvality provedené práce;
   • optimalizovat proces analýzy dat snížením podílu manuálních operací;
   • škálovat řešení na velké objemy operací a různé úkoly;
   • rychle a snadno integrujte službu s již nainstalovanými systémy: správa nemovitostí, účetnictví (1C), databáze.
3. Chyby způsobené lidským faktorem jsou minimalizovány nebo zcela eliminovány.
4. Téměř všechny operace s dokumenty jsou automatizované a zároveň je zachována přísná kontrola.
5. Je zaručen bezpečný přenos výsledků digitalizace, a to i prostřednictvím otevřených kanálů.

Potřebujeme si zorganizovat účetní práci s dokumenty. Jak nám s tím tato služba pomůže?

Naše řešení je zaměřeno na zjednodušení všech nezbytných operací s primárními účetními dokumenty a reportingem. Zejména bude zavedeno včasné zpracování a účtování, kontrola a ukládání, archivace a skartace papírových aktů, faktur, dodacích listů atd.

Po instalaci služby se sekretariát a účetní oddělení podniku již nebudou muset namáhat a ztrácet čas:

• přijímat a evidovat příchozí dokumentaci;
• seskupovat papíry do složek;
• skenovat příchozí dokumenty a indexovat je podle zadaných atributů;
• zapsat přiřazené indexy do elektronického registru;
• vytvořit archiv: od provedení kontroly k posouzení doby skladování a třídění podle období a druhů až po balení a sestavení inventáře;
• odeslat archiv do externího úložiště nebo dokumenty zničit;
• připravit kopie k zaslání na vyžádání regulačním orgánům.

Kromě toho služba vyřeší i další problémy:

1. Vytvořte pro specialistu pracoviště s přehledným a pohodlným rozhraním.
2. Umožňuje identifikovat absenci originálních dokumentů.
3. Umožní vám odesílat dokumenty e-mailem.
4. Pomůže vám rychle a elektronicky získat potřebné informace a statistiky o činnosti podniku, zejména je poskytnout managementu k analýze a přijímání manažerských rozhodnutí.
5. Zajistit podmínky pro práci zaměstnanců na dálku.
6. Zjednoduší to výměnu informací s externími elektronickými účetními systémy.
7. Bude podpořeno následným zavedením obecné elektronické správy dokumentů.