Různé archivy – tipy a řešení

Jedním z hlavních úkolů při provádění genealogického výzkumu je nejen archivní vyhledávání potřebných informací, ale také zajištění zpracování, uchování a předání těchto informací pro jejich další využití.

Každý výzkumník musí pochopit, že nezpracované a neuložené informace mohou být zapomenuty, špatně odhadnuty nebo dokonce ztraceny. Potíž spočívá ve skutečnosti, že v některých případech nebude možné některé informace obnovit. Při zahájení výzkumu byste měli mít na paměti, že úloha analýzy, uchování a přenosu informací není o nic méně složitá a časově náročná než samotné genealogické vyhledávání. Navíc kvůli určité rutinnosti při výběru a uchovávání materiálů věnuje mnoho badatelů málo pozornosti vytváření osobních a rodinných archivů, čímž se snižují výsledky a hodnota jejich genealogického výzkumu. A kolik tragédií se stane, když se informace ztratí v důsledku takových běžných událostí, jako je stěhování, selhání počítače atd. Kdo by neznal zoufalství, když selže pevný disk nebo když se z různých důvodů ztratí data a neexistují žádné uložené kopie!

Proto je velmi důležité nejen zahájit výzkum, ale také správně spravovat přijaté informace!

Jak začít s výzkumem? Každý uživatel webu Genealogical Readings se o tom může dozvědět z materiálů „Kde začít“ zveřejněných v Katalogu souborů a na webu VGD.

Tyto materiály vám představí některé zjednodušené zásady pro organizaci domácích rodinných archivů.

Vytvoření více či méně významného archivu, a to i rodinného, ​​je založeno na principech charakteristických pro organizaci jakéhokoli archivu a vycházejících z archivní vědy – archivnictví.

Poskytnu krátké pozadí archivnictví a souvisejících oblastí znalostí nezbytných k provedení malého genealogického výzkumu a vytvoření domácího rodinného archivu.

Archivnictví je komplexní vědní disciplína, která rozvíjí teoretické, právní a metodologické otázky „vědy o archivech“.

V rodinných archivech lze na rozdíl od archivů organizací rozlišit pouze 2 komponenty:

1. Teorie a metodologie archivnictví.

2. Počítačové archivační technologie.

Teorie a metodologie archivnictví

Teorie a metodologie archivnictví (zkráceně TIMA) je základem archivnictví.

Předměty studia TIMA jsou:

— textové dokumenty na papíře;

— filmové, video a fotografické dokumenty;

– mikrofilmy, mikrofiše a další dokumenty na různých médiích.

Předmětem vývoje TIMA jsou následující principy a metody práce s dokumenty:

1) zásady pro výběr dokumentů podléhajících archivnímu uložení;

2) způsoby výběru dokumentů podléhajících archivnímu ukládání a sestavování archivů;

3) způsoby ukládání, které zajišťují úplnou bezpečnost dokumentů;

4) vytvoření systému informací o obsahu dokumentů;

5) organizace systému pro využívání informací o dokumentech.

Vzhledem ke komplexnosti archivnictví stojí za to upozornit badatele na úzké propojení archivnictví s řadou oblastí poznání nezbytných pro správné posouzení archivního dokumentu. Uvedu jen několik hlavních souvislostí.

historická věda studuje proces vývoje lidské společnosti. Pomáhá badateli určit místo dokumentu a události v historii země nebo regionu a také pomáhá určit slibný směr hledání konkrétního dokumentu.

Historie vládních institucí studuje systém a funkce institucí a pomáhá badateli porozumět procesům vzniku různých archivních fondů.

Paleografie studuje systém psaných znaků a dalších vnějších znaků rukopisů a pomáhá číst a porozumět starověkým dokumentům.

Diplomacie studuje původ a strukturu různých dokumentů a pomáhá určit pravost, datum vytvoření dokumentů a místo jejich vytvoření.

Heraldika studuje obrazy na erbech, historii atd. a pomáhá stanovit rodinnou a osobní příslušnost erbu.

Faleristika studuje systémy udělování cen a pomáhá určit čas, událost a stav ocenění a status oceněného.

Kromě toho je ve výzkumu velmi perspektivní využití takových oblastí poznání, jako jsou: numismatika, onomastika, epigrafika, archeogeografie atd.

Samozřejmě nebudete muset skládat zkoušky z výše uvedených oblastí znalostí, ale na základě výzkumných zkušeností autora lze říci, že úspěch ve vašem výzkumu bude do značné míry záviset na tom, jak jste v těchto oblastech vzdělaní. Pokud se však spokojíte s tím, že znáte pouze 4 generace svých předků, možná tyto znalosti nebudete potřebovat. Ale pokud musíte pracovat v RGADA bez paleografie, bude to obtížné, i když se můžete přizpůsobit obtížím při čtení staroslověnštiny. V každém případě: ať už vás zajímají čtyři nebo dvacet generací, bez vytvoření rodinného archivu se neobejdete!

Vraťme se tedy k TIMA, k principu 1, který zní takto:

Zásady pro výběr dokumentů podléhajících archivnímu uložení.

Jaké dokumenty je třeba uchovávat?

Abychom na tuto otázku odpověděli, podívejme se na několik definic pojmu „dokument“.

Dokument je hmotný předmět zabezpečený člověkem pro přenos v čase a prostoru (GOST 16487-83).

Dokument – ​​informace zaznamenané na hmotném médiu s podrobnostmi, které umožňují jejich identifikaci (GOST R51141-98).

Tyto definice jsou docela vhodné pro archivní práci, ale vyžadují určité upřesnění a doplnění. Například žulový útes kvůli nedostatku informací není dokument. Dělá z toho nápis: „Tady Vasja“ dokument? Takový dokument má po staletí nést hrdé jméno „Vasya“ jako příklad skalní malby charakteristické pro 20. století!

V archivnictví se používá pojem archivní dokument.

Archivní dokument je cenný hmotný nosič informací, který je uchován nebo podléhá uchování pro svůj význam pro společnost nebo vlastníka. Tato definice okamžitě zcela formalizuje princip výběru dokumentů – významný dokument si ponechat, nepodstatný zničit. To znamená, že dokument „Vasya byl tady“ musí být zničen.

Každý rozhoduje o otázce významu pro sebe, ale stále je možné formulovat obecný seznam významných dokumentů:

1) osobní a rodinné osvědčení (což znamená narození, vzdělání atd.);

Stručně řečeno, vše, co může poskytnout informace o osobě, čase, místě, události atd.

Patří sem i fotografie, audio a video záznamy, zkrátka vše, co lze zařadit mezi předměty studia TIMA.

Potíž spočívá v tom, že stejný archivní dokument v 18. století a v 21. století má odlišnou historickou hodnotu. Ale v tomto případě, opakuji, o všem rozhoduje majitel.

Dalším zajímavým bodem je, že pro společnost a pro výzkumníka má stejný dokument různé hodnoty.

Podívejme se na kopii z matriční knihy z 19. století o sňatku Averjana Vasiljeva, syna Šarapova, šlechtice z vesnice Jablonevo, okres Skopinskij provincie Rjazaň, 38 let, 1 manželství, s dcerou šlechtice Vasily Antonov Gaverdovsky, Olga Vasilievna, 23 let, a garanti: vesnice Tonkacheva, šlechtic okresu Pronsky Nicholas Alekseeva Sukocheva, vesnice Krutoy šlechtice Sergeje Markova Stachanova, vesnice Krutoy Michaila Vasiljeva Šarapova a vesnice Galcova z farnosti Kumin šlechtice Ivana Iljina Zaretského.

Pro GARO (Státní archiv Rjazaňské oblasti) tato kopie stojí 5–10 rublů, ale pro badatele jde o dokument velké hodnoty.

Tento dokument obsahuje datum svatby, věk nevěsty a ženicha, dívčí jméno nevěsty, příjmení, jméno a patronymie jejího otce a zeměpisnou polohu dalšího hledání! Navíc je zde jasný slibný směr výzkumu po vzoru Šarapovců, protože Michail Vasiljevič, s největší pravděpodobností bratr Averjana Vasiljeviče. Souvislosti mezi všemi výše uvedenými jmény jsou hned zajímavé. Zvláštní pozornost na třídní příslušnost všech účastníků této akce: další pátrání lze provádět prostřednictvím sněmu vrchnosti, a to jsou jiné fondy a jiné pátrání.

Navíc znalost geografie (a přítomnost mapy Rjazaňské oblasti) vám řekne, že vesnice Tonkačeva již neexistuje, ale na mapě Rjazaňského regionu je trakt Tonkachi. Další pátrání určí, že tento trakt je žádaným místem, ale v tomto případě se již neobejde bez archeografie (geografie minulosti).

Hlubší studium dokumentu ukazuje, že věk ženicha – 38 let, s největší pravděpodobností, je určen jeho vojenskou službou, typickou pro šlechtice z Rjazaně, a datum svatby – 1866 naznačuje, že to může být bude kavkazská válka. Nyní lze informace o rodině Averjana Vasiljeva, syna Šarapova, hledat nejen ve Státním historickém archivu, ale také v Moskvě na 2. Baumanské ve Vojenském historickém archivu. Zájemců je fronta a jsou potřeba další údaje, ale kdo hledá.

V důsledku toho máme před sebou genealogický dokument velké hodnoty, stejně jako jakákoli korespondence s archivy, stejně jako negativní odpověď na žádost je archivním dokumentem do osobního archivu. Doporučuji, abyste s těmito dokumenty zacházeli zvlášť opatrně. Takto můžete definovat pojem „archivní“ dokument pro váš osobní nebo rodinný archiv.

Metody výběru dokumentů podléhajících archivnímu uložení.

Jak shromáždit archiv z dokumentů

Pokud s výzkumem teprve začínáte, pak můžete okamžitě dělat vše, jak má. Pokud je váš archiv stále velkou krabicí papírů, pak je nutné provést předběžný rozbor všech dokumentů, jejich třídění a systematizaci.

Držitelé krabic by se neměli zastrašit názvy „klasifikace“ a „systematizace“, není to tak těžké. Své archivní dokumenty musíte pečlivě uspořádat do tří úrovní, které se ve vašem rodinném archivu budou nazývat: fond, inventář, kartotéka.

Archivní fond je soubor archivních dokumentů, které spolu historicky a/nebo logicky souvisí. Mohou to být dokumenty jedné organizace (pro nás to není zajímavé), jednoho držitele fondu, dokumenty spojené jednotou objektu, času, místa, rodiny, klanu nebo jednotlivce. Může se jednat i o rozdělení na ideologické nebo teologické znaky, jako jsou církevní dokumenty atp. Je vhodné, aby v rámci jednoho rodinného archivu nebylo příliš mnoho fondů, i když jejich počet si určuje majitel fondu sám.

Archivní inventář je součástí fondu, ve kterém jsou archivní dokumenty sloučeny podle určitých kritérií: řekněme pouze elektronické kopie nebo pouze materiály z jedné provincie atd. Archivy mají celý systém klasifikačních charakteristik pro archivní inventáře, ale nemá smysl komplikovat osobní archivy přesným klasifikačním systémem. Pro ty, kteří chtějí provést jasnou klasifikaci inventářů, jsou autoři stránek připraveni poskytnout učebnici archivnictví. Pro nás je hlavní, že inventář je kombinací dokladů podle atributu.

Pouzdro je součástí inventáře, sjednocené specifickými rysy. Mohou to být zcela odlišné funkce, historie, obsah, obrázek atd. Pokud je obtížné rozlišit dokument podle jeho vlastností, je logické shromáždit dokumenty podle času, například soubory za rok 2007.

Spis je již zcela hmotný předmět skládající se z listů, z nichž každý je archivním dokumentem. V archivu mohou být soubory velmi velké, ale můžeme se omezit na obvyklou složku úředníka.

Každý případ je charakterizován názvem, který prozrazuje složení a obsah dokumentů a datum zahájení případu. Závěr pouzdra a jeho obal musí obsahovat údaj o umístění pouzdra v systému třídění (č. fondu, inv. č., č. pouzdra), název pouzdra. Je velmi výhodné, pokud zadní strana obálky obsahuje soupis názvů dokumentů v kufříku.

Případ je uzavřen z různých důvodů: konec roku, konec akce a nakonec kvůli naplnění. Při uzavření případu se zadává datum ukončení případu a počet listů. Je také provedena poznámka – případ je uzavřen.

Vytvoření anotace dokumentů v případu dává dobré výsledky, pokud název případu nepokrývá všechny znaky archivních dokumentů.

Je vhodné mít podobnou anotaci na fondech i archivním inventáři

Nejdůležitější je, že klasifikace a systemizace se provádí jednou. V archivech platí obecné pravidlo: dokumenty se nepřestavují ani neduplikují.

Pokud tedy rozumíte tomu, jak budete dokumenty třídit a organizovat pomocí krok 2 hotovo.

Způsoby ukládání, které zajišťují úplnou bezpečnost dokumentů

Velmi důležitým bodem pro rodinný archiv je, že dokumenty je třeba uchovávat. Existuje mnoho přístupů k ukládání dokumentů, z nichž každý má svůj vlastní vkus. Osobně ukládáme papírová média a média ve formě jakýchsi krust ve složkových souborech formátu A5-A3.

Je také možné použít složky s „lepícími“ stránkami, takové případy mají velmi úhledný vzhled. V tomto případě byste měli zhodnotit strukturu původního materiálu, krusty se na některých dokumentech lepí natolik, že se odlupují až se ztrátou vrchní vrstvy. Za zvážení také stojí, že v takových albech je obtížné se seznámit se zadní stranou dokumentu.

Nejdůležitější dokumenty musí mít elektronické kopie (naskenované). Duplikáty dokumentů, stejně jako obrazové a zvukové materiály, jsou uloženy na elektronických médiích a mají několik záložních kopií.

Je obtížnější uložit „kapacitní“ paměťové položky. Je poněkud obtížné ukládat objednávky a medaile kvůli jejich hodnotě.

Vytvoření systému informací o obsahu dokumentů

Systém informací o obsahu dokumentů úzce souvisí se systémem využívání informací o dokumentech a je založen na katalogizaci archivu.

Obecně je archivním katalogem archivní adresář, ve kterém jsou informace o obsahu archivních dokumentů seskupeny podle témat (témat), uspořádaných v souladu se schématem třídění pro dokumentární informace přijatým pro tento katalog. U rodinných archivů je hlavním účelem katalogizace:

A) rychlé vyhledávání informací o obsahu dokumentu;

B) rychle vyhledat umístění samotného dokumentu.

Navzdory tomu, že v minulém a předminulém století byla základem katalogu kartotéka (a dodnes existují takové „monstra“ jako kartotéka policejního oddělení v GARF nebo senátní kartotéka v RGIA) , přesto doporučujeme udržovat katalog vašeho archivu v elektronickém režimu.

Hlavní podmínky pro efektivní katalog:

– každý případ musí mít název a datum zahájení případu, jakož i počet listů a datum ukončení případu, kdy je případ uzavřen;

— přítomnost poznámek u fondů, inventářů a souborů výrazně zjednodušuje vyhledávání;

— je nutné vyvinout a udržovat vlastní verzi archivního katalogu v počítačovém režimu, která musí odpovídat skutečnému stavu archivu.

Pro rodinné archivy je katalog příliš velký, můžete jej omezit na průvodce jmény. Příklad průvodce v Katalogu souborů.

Organizace systému pro využívání informací o dokumentech

Při vytváření katalogu nebo průvodce se používání rodinného archivu stává snadným a pohodlným. Hlavní je, že při přidávání nových dokumentů byste neměli zapomenout na jejich elektronické kopie a údaje o nich zadávat do elektronického průvodce.

Obtížnějším bodem je vytvoření systému pro použití kompletních dokumentárních informací.

Schopnost každého badatele získat a umístit související materiály je skutečně omezená: nemůžeme mít v našich domovech vícesvazkové sbírky veškeré literatury pomocné ke genealogii. Kolik souvisejících informací potřebujeme?

Možná přijde čas, kdy budeme mít knihovnu takové literatury, ale zatím?

Prozatím můžeme tento problém překonat použitím „držitele“ informací. Podobné východisko ze situace úspěšně využívají účastníci velkých vojenských objektů. Vezměme si například zdroje informací o udělování svatojiřských křížů pro REV. V roce 2006 vyšlo unikátní vydání s velmi malým nákladem a velmi vysokou cenou. Pro ty, kteří chtěli tuto publikaci získat, prostě nebyla žádná možnost. Řešení je celkem jednoduché. Na webu Tsushima můžete položit otázku týkající se rytíře svatého Jiří, který vás zajímá, a členové těchto stránek vám ji pomohou vyřešit!

Pokud máte jedinečný, drahý nebo jednoduše vzácný materiál o genealogii nebo jiných příbuzných oblastech znalostí, uveďte údaje o tomto materiálu a adresu jeho umístění: řekněte „držitel predok“.

Počítačové archivační technologie

Většina uživatelů webu Genealogical Readings používá program PAF 5 jako počítačový softwarový balík Otázky týkající se provozu tohoto programu lze pokládat na fóru našeho webu. Vynikající materiály jsou zveřejněny na webových stránkách A. Ivanova:

Pro zájemce o jiné programy sděluji, že držitel předok má knihu „Počítač v genealogickém výzkumu“ od M.B. Jestli chceš, můžu se ti podívat.

Zároveň pamatujte na to nejdůležitější! Minimální počet elektronických kopií pro vaše materiály jsou 3 kopie. Jedna z kopií by však neměla být uložena u vás doma.

S pozdravem autoři stránek.

Mnozí z nás, když slyší slovo „archiv“, si okamžitě představí osamělého jedince, ponořeného do detailů, pracujícího v temném suterénu obklopeném hromadami starých papírů. To ale zdaleka není pravda.

Archiváři jsou profesionálové, kteří shromažďují, organizují, popisují a zpřístupňují informační dokumenty vytvořené různými veřejnými a soukromými institucemi. Jejich práce je málokdy statická. Naopak, den v životě archiváře může zahrnovat překvapivě fyzické úkoly, jako je přesun krabic nebo palet se soubory z jednoho místa na druhé při přepravě nových dokumentů nebo přepravě záznamů k likvidaci. Kromě papírových dokumentů pracují archiváři s celou řadou materiálů, včetně digitálních souborů, fotografií, mikrofilmů/mikrofiší, audiovizuálních médií a samozřejmě souvisejících metadat. Zajišťují také vnější vztahy a přicházejí do přímého kontaktu s veřejností, odpovídají na její dotazy a žádosti o dokumenty, organizují výstavy a další akce.

Význam archivů

Archivy jsou svědky naší historie, vzpomínek národů a společností, poskytují důkazy a vysvětlení minulých činů. Uchovávají naše dědictví poté, co paměť vybledla, abychom mohli lépe analyzovat, jak naše dnešní jednání ovlivní naši budoucnost. Bez nich by neexistoval skutečný smysl pro historii a tento aspekt je v naší době s rostoucím počtem médií a komunikačních kanálů mimořádně aktuální.

V tomto ohledu jsou archivy životně důležitými centry znalostí a hrají důležitou roli v kritickém myšlení a demokratické odpovědnosti, zajišťující zachování dokumentárního dědictví dnes, aby budoucí generace mohly pochopit svou minulost.

Toto je nejdůležitější dědictví, které mohou archivy poskytnout, a díky čemu jsou neocenitelné.

Nová a náročná budoucnost

Čelíme obtížnému přechodu z analogového na digitální, přičemž mnoho dokumentů již není vytvářeno na papíře. V tomto ohledu mohou být obavy o budoucnost archivů. Avšak vzhledem k tomu, že práce archivářů je pro naši společnost zásadní, můžeme si být jisti, že nezaniknou, ale přizpůsobí se novým způsobům uchovávání dokumentů v digitálním světě.

Modernizace je klíčem k zajištění toho, aby archivy čelily výzvám 21. století. Aby bylo možné těmto výzvám čelit, mění se archivy s vysoce vyškoleným personálem, novými technologiemi pro vhodné uchovávání a uchovávání záznamů, aktualizovanými strategiemi prostřednictvím inovativních a kreativních externích komunikačních projektů a novými partnerstvími s dalšími institucemi.

Nejde jen o finanční problém, ale také o intelektuální investici, která povede k novému způsobu práce, novým způsobům poskytování služeb a novým způsobům interakce s občany.

Mezinárodní den archivů

9. června je Mezinárodní den archivů. Připomíná den, kdy byla v roce 1948 na setkání archivářů v Paříži pod záštitou UNESCO vytvořena Mezinárodní rada pro archivy (ICA).

ISA je mezinárodní nevládní organizace, jejímž účelem je podporovat a posilovat spolupráci mezi archiváři a institucemi po celém světě, uchovávat archiválie a zajišťovat jejich dostupnost a přístupnost veřejnosti. Má přibližně 1400 199 členů ve XNUMX zemích a územích. ISA úzce spolupracuje s Radou Evropy, UNESCO a mnoha dalšími významnými nevládními organizacemi.

Na Mezinárodním kongresu archivů ve Vídni v roce 2004 přijali účastníci rezoluci vyzývající OSN k ustavení Mezinárodního dne archivů. UIA na své valné hromadě v listopadu 2007 určila 9. červen Mezinárodním dnem archivů a od roku 2008 je oslavován po celém světě mnoha archivními akcemi a aktivitami.

Význam archivů v našem životě je neocenitelný. Pomáhají chránit naše kulturní dědictví a hrají také důležitou roli ve výzkumu, vzdělávání a demokracii. Mezinárodní den archivů nám připomíná, že archivy nejsou jen úložiště minulosti, ale jsou také důležitými zdroji pro naši současnost a budoucnost. Pomáhají nám pochopit, kdo jsme, odkud jsme přišli a kam jdeme.

Ukládání archivů

Uchovávání archiválií je složitý a zdlouhavý proces, který vyžaduje vysokou kvalifikaci a profesionalitu. Zahrnuje několik fází, počínaje shromažďováním dokumentů a konče jejich ukládáním a dostupností.

Shromažďování dokumentů je první a nejdůležitější fází. Archiváři shromažďují záznamy z různých zdrojů, včetně veřejných a soukromých organizací, stejně jako jednotlivců. Tyto dokumenty mohou být v různých formátech, včetně papírových dokumentů, fotografií, audio a video nahrávek, elektronických dokumentů atd.

Organizace a popis je dalším krokem. Archiváři organizují dokumenty podle témat a kategorií, aby bylo snazší je najít a zpřístupnit. Vytvářejí také popisy, které obsahují informace o obsahu dokumentů, datu jejich vytvoření, autorovi atd.

Uložení je velmi důležitým krokem, protože dokumenty musí být uloženy na bezpečném místě, aby nedošlo k jejich poškození nebo ztrátě. Archivy musí být chráněny před ohněm, vodou, vlhkostí, hmyzem a dalšími nebezpečími. Úschova dokumentů může být organizována ve speciálních prostorách, které poskytují optimální skladovací podmínky.

Zajištění dostupnosti je posledním krokem. Archiváři musí zajistit, aby byly záznamy přístupné badatelům, vědcům, studentům a veřejnosti. To lze organizovat prostřednictvím online databází, výstav, přednášek, kurzů a dalších akcí.
___________

Archivy nejsou jen skladiště starých papírů. Jsou životně důležitými institucemi, které uchovávají naše kulturní dědictví a hrají důležitou roli ve vzdělávání, výzkumu a demokracii. Mezinárodní den archivů nám připomíná důležitost uchování naší minulosti a současnosti pro budoucí generace. Archiváři jsou profesionálové, kteří pracují nejen se starými papíry, ale i s novými technologiemi, aby zajistili uchování dokumentů v digitálním světě. Uchovávání archiválií je složitý a zdlouhavý proces, který vyžaduje vysokou kvalifikaci a profesionalitu. Je to však velmi důležitá práce, která nám pomáhá pochopit, kdo jsme a kam jdeme.