Co by mělo být uvedeno v souhlasu se zpracováním osobních údajů?

Souhlas se zpracováním osobních údajů – vzor pro roky 2023-2024, který lze vyplnit, uvádíme v našem článku. Osoba přijímající osobní údaje musí mít takový dokument. Osobní údaje o konkrétní osobě nejsou veřejně dostupné, proto zároveň s jejich předáním musí tato osoba umožnit i práci s nimi.

Dokumenty a formuláře vám pomohou:

• Proč potřebujete písemný souhlas zaměstnance ke zpracování jeho údajů?
• Co je součástí prohlášení o souhlasu?
• Dokument o souhlasu 2023 – 2024: formulář a vzor
• Výsledky

Proč potřebujete písemný souhlas zaměstnance ke zpracování jeho údajů?

Získání písemného souhlasu osoby se zpracováním jejích osobních údajů se stává nezbytným pro právnickou nebo fyzickou osobu, která k těmto údajům získá přístup. Hlavní otázky týkající se osobních údajů o osobě upravuje zákon „O osobních údajích“ ze dne 27.07.2006. července 152 č. XNUMX-FZ. Patří sem:

• určení rozsahu informací, které jsou osobní;
• stanovení podmínek pro zpracování, uchovávání a likvidaci údajů jejich příjemcem;
• popis situací, které vyžadují i ​​nevyžadují souhlas osoby ke zpracování informací o ní;
• výčet práv nosiče osobních údajů seznámit se s výsledky jejich zpracování;
• stanovení odpovědnosti osob, které osobní údaje zveřejnily.

Nejčastějším případem získávání a zpracování osobních údajů o osobě je shromažďování a analýza informací o svém zaměstnanci (již zaměstnaném nebo nově přijatém) zaměstnavatelem.

Informujte se o specifikách zpracování osobních údajů zaměstnanců z tematické publikace zveřejněné v systému ConsultantPlus. Získejte zkušební přístup zdarma.

Kromě veřejně dostupných informací, do kterých zákon č. 152-FZ zahrnuje údaje o celém jménu, pohlaví, datu narození, potřebuje zaměstnavatel také další informace obsažené v dokumentech předložených k zaměstnání (článek 65 zákoníku práce Ruské federace). Federace):

• v občanském průkazu (pas);
• pracovní kniha;
• certifikát penzijního fondu;
• školicí dokumenty;
• vojenské registrační dokumenty;
• dodatečná potvrzení (zejména o bezúhonnosti) nebo dokumenty, jejichž přítomnost je podmínkou zaměstnání pro určitou práci.

Shromažďování a zpracování těchto údajů vyžaduje, aby zaměstnavatel získal předchozí písemný souhlas zaměstnance s těmito akcemi (článek 1, článek 9 zákona č. 152-FZ). Souhlas je dobrovolný a zaměstnanec jej může odvolat.

Pokud společnost poskytuje služby klientům, pak od 1. září 2022 nebude mít právo odmítnout uzavření smlouvy spotřebiteli, který si nepřeje poskytnout osobní údaje společnosti.

Existují také výjimky z tohoto pravidla. Přečtěte si více zde.

Od 1. září 2022 je navíc nutné oznámit Roskomnadzoru nutnost zařadit organizaci nebo fyzickou osobu podnikatele do registru provozovatelů osobních údajů, pokud tato organizace nebo fyzická osoba podnikatel má v úmyslu takové údaje zpracovávat. Je snadné pochopit, že jakákoli organizace a jednotlivý podnikatel se zaměstnanci zpracovává osobní údaje při přijímání zaměstnanců. To znamená, že od 1. září 2022 musí Roskomnadzor oznámit doslova každá právnická osoba a mnoho fyzických osob podnikatelů. Dříve zákon stanovoval výjimky – při zpracování osobních údajů pouze v rámci pracovně právní úpravy nemusel být nikdo oznamován. K 1. září 2022 byla tato výjimka odstraněna.

Oznámení by mělo být provedeno v určité formě, zasláno poštou nebo prostřednictvím oficiálních webových stránek Roskomnadzor, pokud máte elektronický podpis. To by mělo být provedeno před zahájením zpracování osobních údajů. Zpočátku se objevovaly informace, že stávající společnosti zašlou oznámení přísně před 1. zářím. Pak ale Roskomnadzor objasnil, že to lze provést později.

O novince s upozorněním mluvili podrobněji odborníci ConsultantPlus. Požádejte o zkušební přístup do systému a přejděte na Přehled situace. Je to zdarma.

O tom, co ještě musíte udělat při uzavírání pracovní smlouvy, si přečtěte v článku „Postup pro uzavření pracovní smlouvy (nuance)“.

Přečtěte si o odpovědnosti za zveřejnění osobních údajů zde.

Co je součástí prohlášení o souhlasu?

Výčet hlavních bodů, které musí být zohledněny v dokumentu potvrzujícím souhlas se zpracováním osobních údajů, je obsažen v čl. 4 odst. 9 písm. 152 zákona č. XNUMX-FZ. Tento:

• informace o osobě oprávněné ke zpracování údajů (celé jméno, údaje o pasu) nebo jejím zástupci (dodatečně bude potřebovat doklad osvědčující jeho oprávnění);
• informace o příjemci osobních údajů (jméno nebo celé jméno, adresa);
• určení účelu, pro který jsou údaje poskytovány;
• seznam informací, které jsou předmětem zpracování;
• způsoby zpracování údajů, včetně uvedení jiné osoby, která bude zpracování provádět, je-li úmysl ji do toho zapojit;
• dobu platnosti souhlasu nebo způsob jeho odvolání;
• vlastnoruční podpis osoby udělující povolení.

Přečtěte si o základních principech vyhotovení dokumentu osvědčujícího oprávnění zástupce v článku „Plná moc k příjmu mzdy – vzor“.

Požadavky na uchovávání a ochranu osobních údajů jsou podrobně uvedeny v Průvodci osobními údaji zaměstnanců systému ConsultantPlus. Získejte bezplatný zkušební přístup do systému právě teď.

Dokument o souhlasu 2023 – 2024: formulář a vzor

Formulář souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá zákonem schválenou formu. Při jeho registraci stačí dodržet povinnost uvést v něm údaje stanovené v odst. 4 čl. 9 zákona č. 152-FZ. Každý příjemce osobních údajů si může samostatně vypracovat formulář souhlasu, který v něm odráží seznam informací, které potřebuje, a vlastnosti jejich zpracování.

Jeden ze vzorů souhlasu se zpracováním osobních údajů naleznete na našem webu:

Alternativní možnost souhlasu zaměstnance se zpracováním osobních údajů vyvinuli odborníci z ConsultantPlus. Získejte bezplatný zkušební přístup do systému a přejděte k ukázce.

Nejdůležitějším interním firemním dokumentem v moderním podniku je poskytování osobních údajů. Podívejte se tematická publikace se specifiky jeho přípravy a aplikace.

Výsledky

Podle platné legislativy musí být zpracování většiny osobních údajů o osobě prováděno s jejím písemným souhlasem. Dokument obsahující takový souhlas nemá konkrétní formu, existuje však seznam povinných údajů, které musí obsahovat. Konečný seznam nezbytných osobních údajů vypracuje příjemce těchto informací.

Souhlas se zpracováním osobních údajů od září 2022 musí být věcný a jednoznačný, nikoli pouze vědomý, konkrétní a informovaný (spolkový zákon ze dne 14.07.2022. července 266 č. XNUMX-FZ, dále jen zákon č. 266-FZ ). Zákon stále nestanoví souhlas se zpracováním osobních údajů (formulář), ale stanoví jeho obsah, pravidla pro vyplňování a podmínky zpracování. Kdy a jak vyplnit souhlas se zpracováním osobních údajů s přihlédnutím k požadavkům zákona č. 266-FZ, si povíme v článku.

Tabulka nových pokut za porušení při práci s osobními údaji (od prosince 2023)

Je nutný souhlas se zpracováním osobních údajů?

Souhlas se zpracováním osobních údajů je povinným dokumentem při práci s osobními údaji (ve zkratce – PD): zaměstnanci, uchazeči, protistrany podle dohod GPC a další osoby. Musí být obdrženo písemně od subjektu osobních údajů nebo jeho oprávněného zástupce (články 6 a 9 federálního zákona ze dne 27.07.2006. července 152 č. XNUMX-FZ, dále jen zákon č. 152-FZ ).

Rozhodnutí o poskytnutí PD činí jejich subjekt: svobodně, z vlastní vůle a ve vlastním zájmu. V případě nezpůsobilosti uděluje souhlas se zpracováním osobních údajů zákonný zástupce subjektu. V případě úmrtí subjektu udělují souhlas se zpracováním osobních údajů jeho dědicové, pokud nebyl udělen za jeho života (část 6 a 7 čl. 9 zákona č. 152-FZ).

Osobní informace – jakékoli informace, které se přímo či nepřímo týkají konkrétní nebo identifikovatelné fyzické osoby (předmětu osobních údajů) (ustanovení 1, část 1, článek 3 zákona č. 152-FZ).

Provozovatel osobních údajů – je to orgán státu nebo obce, právnická osoba nebo fyzická osoba, která samostatně nebo společně s jinými osobami organizuje a (nebo) provádí zpracování osobních údajů, jakož i určuje jeho účely; složení osobních údajů, které mají být zpracovány; jakož i úkony (operace) s nimi provedené (ustanovení 2, část 1, článek 3 zákona Č. 152-FZ ).

Zpracování osobních údajů – jakákoli akce (operace) nebo jejich kombinace provedená s využitím automatizačních nástrojů (nebo bez nich) s osobními údaji, včetně shromažďování, zaznamenávání, systematizace, shromažďování, uchovávání, upřesňování (aktualizace, změny), vytěžování, používání, předávání (distribuce, poskytování), přístup), depersonalizace, blokování, vymazání, zničení osobních údajů (článek 3, část 1, článek 3 zákona č. 152-FZ).

Poskytování osobních údajů – jednání směřující k jejich prozrazení určité osobě nebo okruhu osob (ustanovení 6, část 1, článek 3 zákona č. 152-FZ).

Provozovatel (zaměstnavatel) může zpracováním OÚ pověřit jinou osobu. K tomu potřebujete:

• souhlas subjektu;
• dohoda s osobou, na kterou je zpracování převedeno;
• seznam PD v objednávce;
• dokumenty a další informace, které jsou poskytovány na vyžádání (včetně před zpracováním) a potvrzují, že byla přijata opatření a dodržování požadavků zákona za účelem plnění pokynů provozovatele.

K jejich zpracování není Garant povinen získávat souhlas subjektu OÚ. Zároveň na něj přechází veškerá odpovědnost za ochranu osobních údajů jako na provozovatele (části 3–5 článku 6 zákona č. 152-FZ).

Od 1. září 2022 mají také zahraniční osoby právo zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu ruského občana (část 1.1 čl. 1 zákona č. 152-FZ). Pokud je zpracováním osobních údajů pověřena zahraniční osoba, je odpovědnost vůči jejímu subjektu solidární. V důsledku toho je provozovatel odpovědný i za porušení, kterých se dopustí zahraniční fyzická nebo právnická osoba (část 6, článek 6 zákona č. 152-FZ).

Základní právní normy týkající se zpracování osobních údajů

Základní požadavky na zpracování osobních údajů jsou uvedeny v dokumentech:

• § 6, 9, 10, 11 zákona č. 152-FZ: práva subjektu a obsah souhlasu se zpracováním osobních údajů s podrobným výčtem bodů, které by měl obsahovat; kategorie osobních údajů, podmínky a pravidla jejich zpracování;
• § 86 zákoníku práce: obecné požadavky na zpracování osobních údajů a záruky jejich ochrany.

Nová odpovědnost operátorů zpracování PD

Zpřísnili odpovědnost za zveřejňování osobních údajů bez písemného souhlasu nebo v rozporu se zákonem (federální zákon z 12.12.2023. prosince XNUMX Č. 589-FZ ). Nyní jsou možné následující pokuty:

• od 10 000 do 15 000 rublů. pro jednotlivce (za opakované porušení – od 15 000 do 30 000 rublů);
• od 100 000 do 300 000 rublů. pro úředníky (opakovaně – od 300 000 do 500 000 rublů);
• od 300 000 do 700 000 rublů. pro právnické osoby (opakovaně – 1 – 1,5 milionu rublů).

Za opakované porušení IP navíc hrozí pokuta – od 500 000 do 1 milionu rublů.

Kdy je možné zpracovávat osobní údaje bez souhlasu?

Existují případy, kdy je možné zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu (odstavce 2–11, část 1, článek 6 zákona č. 152-FZ). Zejména pokud jsou osobní údaje zaměstnance zpracovávány v souladu se zákonem (kvůli regulačním požadavkům). Například pracovní smlouvu nelze uzavřít bez údajů z pasu zaměstnance, čísla SNILS a dalších informací (článek 65 zákoníku práce Ruské federace). V tomto případě není nutný souhlas osoby se zpracováním osobních údajů (odst. 2, část 1, článek 6 zákona Č. 152-FZ ).

Ze stejného důvodu nezískávají od zaměstnance samostatný souhlas při vedení povinných osobních a vojenských záznamů, výpočtu a placení povinných příspěvků, srážek a daní a při předávání informací Penzijnímu fondu Ruska a Fondu sociálního pojištění Ruska.

Důležité! Nezaměňujte souhlas subjektu osobních údajů s jejich zpracováním a oznámení Roskomnadzoru o práci s osobními údaji. Zákon upravuje případy zpracování osobních údajů bez souhlasu jejich subjektu, přičemž bez oznámení Roskomnadzoru je nyní prakticky nemožné s jakýmikoli osobními údaji pracovat (s výjimkou podmínek ust. 8, část 2, čl. 22 zákona č. 152 -FZ).

Pokud byla PD vyžadována pro další úkony zaměstnavatele neuvedené v zákoně, je nutný písemný souhlas subjektu se zpracováním osobních údajů (odst. 1, část 1, článek 6 a článek 9 zákona č. 152-FZ) .

Navíc již není možné vyžadovat poskytnutí biometrických informací a zpracovávat je bez souhlasu subjektu. Výjimkou jsou následující otázky: obrana, bezpečnost, boj proti terorismu a korupci, bezpečnost dopravy, operativní vyšetřovací činnost, státní služba, ruské trestní právo, postupy při opuštění a vstupu do naší země, ruské občanství a notáři (části 2 a 3 čl. 11 zákona č. 152-FZ).

Zpracování PD předmětů státní ochrany a jejich rodinných příslušníků se provádí v souladu s federálním zákonem ze dne 27. května 1996 č. 57-FZ (část 1.1 § 6 zákona č. 152-FZ).

Dávejte pozor! Pokud subjekt osobních údajů odmítne poskytnout povinné osobní údaje, je nutné vysvětlit důsledky takového odmítnutí a (nebo) souhlas s jejich zpracováním (článek 2 část 18 zákona č. 152-FZ).

Případy zpracování osobních údajů, včetně zvláštních kategorií osobních údajů, zkontrolujte zde

Formulář souhlasu se zpracováním osobních údajů

Vyplnění souhlasu se zpracováním osobních údajů je možné v písemné (papírové) nebo elektronické podobě. V souladu s tím je certifikován – vlastnoručním nebo elektronickým podpisem (část 4 článku 9 zákona Č. 152-FZ ). Jednotná forma souhlasu zaměstnance se zpracováním osobních údajů neexistuje, existuje však výčet povinných podmínek, které je důležité do něj zahrnout.

Zákon Č. 266-FZ stanovil další požadavky na obsah souhlasu. Nyní musí být souhlas se zpracováním osobních údajů od září 2022 také „podstatný“ a „jednoznačný“, a nikoli pouze vědomý, konkrétní a informovaný. Nové požadavky se vztahují na (část 1, článek 9 zákona č. 152-FZ):

• účely zpracování osobních údajů;
• seznam osobních údajů, k jejichž zpracování je dán souhlas jejich subjektu;
• jméno nebo příjmení, jméno, příjmení a adresa osoby, která PD jménem provozovatele zpracovává (pokud je takové osobě svěřena);
• seznam úkonů s osobními údaji, ke kterým je udělen souhlas, a dále obecný popis způsobů zpracování osobních údajů, které provozovatel používá;
• dobu platnosti souhlasu subjektu PD a způsob jeho odvolání.

Souhlas se zpracováním osobních údajů – stáhněte si vzor link.

V textu souhlasu subjektu se zpracováním osobních údajů se vyvarujte obecných a vágních výrazů. Jeho ustanovení musí být smysluplná a relevantní k tématu (ustanovení zákona). Definujte PD a cíle pro každý typ dat (pokud jich je několik). Pro splnění podmínek konkrétnosti a informovanosti je lepší označit jeden cíl a informace k němu v jednom dokumentu.

Když ve svém souhlasu uvedete datum vypršení platnosti, ujistěte se, že odpovídá požadavkům zákona o záznamech.

Stáhněte si nová pravidla pro ukončení zpracování osobních údajů по ссылке

Závazné podmínky pro souhlas se zpracováním PD (§ 9 zákona Č. 152-FZ):

• Celé jméno, adresa, pasové údaje subjektu
• (celé jméno, adresa, údaje o pasu jeho zástupce (v případě potřeby), údaje o dokladu potvrzujícím jeho oprávnění);
• název organizace (úplný název zaměstnavatele) a její adresa;
• účel zpracování PD;
• úplný seznam údajů, k jejichž zpracování je dán souhlas subjektu (zaměstnance, uchazeče, třetí strany);
• Celé jméno nebo jméno osoby, která jménem OÚ zpracovává, její adresa (v případě potřeby);
• úkony, které hodlá provozovatel provést a ke kterým je dán souhlas. Zde je také uveden zobecněný seznam způsobů, jakých zaměstnavatel zpracovává osobní údaje;
• dobu udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů a způsob odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, nestanoví-li zákon jinak;
• údaje o plné moci, pokud souhlas podepisuje zástupce subjektu osobních údajů;
• podpis subjektu (jeho oprávněného zástupce) po vyplnění souhlasu.

Rada. Neodstraňujte body uvedené v článku 9 zákona č. 152-FZ ze souhlasu se zpracováním osobních údajů, i když nejsou pro konkrétní souhlas potřeba. Umístěte pomlčky, jinak vás Roskomnadzor může pokutovat (podle části 1 článku 13.11 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Zjistěte, jak organizovat ukládání osobních údajů ve firmě a jaké funkce je třeba vzít v úvahu. náš článek .

Jak zpracovávat PD pro dodatečné záruky třetím stranám

Některé organizace přijímají rozšířené sociální programy. Jejich účinek se vztahuje i na dospělé a nezletilé příbuzné zaměstnanců. Může se jednat o dobrovolné zdravotní pojištění, cestovní poukazy atd. V takových situacích dochází také ke zpracování osobních údajů, byť od třetích stran. Ke zpracování informací je tedy nutné získat také písemný souhlas subjektů osobních údajů (§ 9 zákona č. 152-FZ).

Musí být vypracován jako samostatný dokument a podepsán osobně nebo přijat prostřednictvím zástupce (kterým může být sám zaměstnanec). Zejména souhlas se zpracováním osobních údajů nezletilých dětí (syna nebo dcery) uděluje sám zaměstnanec – jejich rodič.

Souhlas se zpracováním osobních údajů žadatele

Ve fázi výběru kandidátů na pozici potřebuje zaměstnavatel kromě obecných informací (celé jméno, pohlaví, datum narození) také další informace z dokumentů pro zaměstnání (článek 65 zákoníku práce Ruské federace):

• průkazy totožnosti (zejména pasy);
• pracovní sešit (pokud je veden, nebo – výpisy ve formuláři STD-R, příkaz Ministerstva práce Ruska ze dne 20. ledna 2020 č. 23n, příkaz ministerstva práce Ruska ze dne 19.05.2021. května XNUMX č. 320n);
• SNILS;
• doklad o vzdělání (kvalifikaci);
• vojenský registrační dokument;
• další potvrzení (pokud je to nutné), například o bezúhonnosti atd.

K jejich zpracování je také nutné získat písemný souhlas žadatele s přihlédnutím k nejnovějším požadavkům zákona č. 266-FZ (článek 9 zákona Č. 152-FZ ).

Zjistěte, jak utrácet audit osobních údajů svépomocí a s pomocí profesionálů. Najděte porušení při práci s osobními údaji před zaměstnanci Roskomnadzoru – vyhněte se mnohamilionovým pokutám.

Poskytování PD se souhlasem osoby se zpracováním osobních údajů

Mezi zvláštní případy předávání osobních údajů patří jejich distribuce a poskytování. Zákon zároveň připomíná, že informace jsou distribuovány neomezenému okruhu osob a poskytovány konkrétním subjektům (ustanovení 5, 6, část 1, článek 3 zákona č. 152-FZ).

Na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů nemáte právo distribuovat PD neomezenému počtu třetích stran. K tomu potřebujete samostatný souhlas s jejich distribucí. Poskytování informací konkrétním osobám (organizacím) však nyní může být formalizováno souhlasem se zpracováním osobních údajů (článek 3, část 1, článek 86, článek 88 zákoníku práce, článek 6, článek 10.1 zákona č. 152-FZ).

Stáhněte si aktuální informace o správních pokutách za porušení při práci se souhlasem se zpracováním PD по ссылке

5 nejlepších dokumentů o osobních údajích, které si vaši kolegové stahují: