Kdy by měla být provedena destrukce?

14.07.2023 tisk Celková doba uložení dokumentace ve firmě je 5 let. Poté jsou prošlé papíry zničeny. Ale ne všechno je tak jednoduché: to musí být provedeno podle zavedených pravidel.

Jak dlouho by měly být dokumenty uchovávány?

Společnost musí uchovávat dokumentaci po dobu nejméně pěti let po vykazovaném roce (článek 1, článek 29 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „o účetnictví“). Všechny účetní závěrky je třeba uchovávat po stejnou dobu. Pro uchovávání prvotních účetních dokladů, účetní evidence a účetních (účetních) výkazů je zákonem stanovena pětiletá lhůta. O tom je také nutné uchovávat revizní zprávy (pokud byl audit proveden) (článek 1 § 29 zákona č. 402-FZ). Daňový řád Ruské federace také vyžaduje uchovávání „účetních údajů a dalších dokumentů nezbytných pro výpočet a placení daní“ po dobu pěti let (článek 8, bod 1, článek 23 daňového řádu Ruské federace). Doba uložení dokladů se počítá od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byly vystaveny. Kromě dokumentů povolených ke zničení musí být zničeny všechny jejich kopie.

Pokud vypršela doba použitelnosti

• existují ztráty z minulých let, které nebyly zcela odepsány, ale stále se odepisují. Až do dokončení odpisu musí být uchovány všechny podklady za roky, ve kterých ztráty vznikly;
• u pohledávek, které nebyly odepsány jako nedobytné, byla přerušena a začala znovu běžet promlčecí lhůta. Do uplynutí promlčecí doby je nutné uchovávat smlouvy, faktury, úkony provedené práce (poskytnuté služby), úkony odsouhlasení plateb apod.;
• existuje odpisovatelný majetek. Doklady k němu mohou být potřeba do konce roku, ve kterém bude tento majetek odepsán nebo prodán;
• odpisovaný majetek byl prodán se ztrátou. Doklady jsou potřeba po celou dobu, kdy je ztráta zahrnuta do nákladů.

Přečtěte si na webu:

Dokumenty, jejichž doba uložení vypršela, mohou být zničeny. Postup by měl být takový.

Příkaz ředitele o vytvoření provize

K provedení likvidace je nutný příkaz (pokyn) vedoucího.

Přednosta schvaluje složení speciální odborné komise, která rozhodne, které papíry mají být zničeny. V komisi jsou kvalifikovaní specialisté, kteří jsou schopni posoudit důležitost určitých dokumentů (právník, hlavní účetní, specialista na správu spisů atd.)

Objednávku pro jmenování provize si můžete prohlédnout a stáhnout, jak je uvedeno v berator.

Zákon o přidělení dokladů ke zničení

Dokumenty ke zničení se shromažďují ve složkách. Komise vypracuje zákon o přidělení dokumentů na příslušný rok a uvede počet složek. Mohou to být například:

1. Pokladní doklady.
2. Předběžné zprávy.
3. Pokladní kniha.
4. Věstník evidence hotovostních odchozích a příchozích hotovostních příkazů.
5. Bankovní doklady.
6. Faktury pro účtování zásob.
7. Plné moci pro příjem inventárních položek.
8. Věstník plných mocí.
9. Záruční listy.
10. Hlavní kniha.

Poté, co odborníci schválí zničení dokumentů, je akt předložen vedoucímu organizace k podpisu.

Jak zničit papíry

Poté se zpravidla všechny papíry zabalí do pytlů a zničí. To lze provést jakýmkoli způsobem – roztrhat, poslat do skartovačky, spálit. Pokud existuje mnoho dokumentů, může postup zničení provést například kotelna.

Papíry lze také předat specializované organizaci, která zpracovává recyklovatelné materiály.

Peníze, které organizace zpracovávající recyklovatelné materiály zaplatí za vrácený sběrový papír, musí být zohledněny v příjmech a účtované DPH, pokud je společnost plátcem daně.

Závěrem musí odborná komise zaznamenat zničení všech písemností a vypracovat další zákon – o fyzickém zničení dokumentů.

Jak zničit dokumenty během reorganizace

Právnická osoba má právo účastnit se občanskoprávních transakcí pouze do doby, než budou informace o jejím ukončení zapsány do Jednotného státního rejstříku právnických osob (ustanovení 1, článek 49 občanského zákoníku Ruské federace). Na základě čl. 3 odst. 49 občanského zákoníku Ruské federace v okamžiku zapsání do Jednotného státního rejstříku právnických osob informace o ukončení činnosti přidružené právnické osoby ztrácí právní způsobilost.

To znamená, že přidružená organizace může vydávat příkazy pouze před provedením záznamu o ukončení činností v Jednotném státním rejstříku právnických osob a příkazy ke zničení dokumentů – s přihlédnutím ke stanoveným lhůtám pro jejich uložení a zničení.

Listiny týkající se roku, ve kterém byla reorganizace provedena, nelze zničit. Nemůžete například zlikvidovat dokumenty z roku 2023, pokud se organizace ve stejném roce připojila k jiné.

Postup přijímání a předávání dokumentů je určen pořadím reorganizace.

Před převodem dokumentů je nutné provést přezkoumání jejich hodnoty, na základě čehož dokumenty, které podléhají:

• zničení;
• dalším uložením (jsou formalizovány v kartotékách a podle inventáře převedeny na nástupnickou organizaci).

Veškeré dokumenty sloučené právnické osoby (včetně archiválií) musí být převedeny na právního nástupce (a zařazeny do jejího archivního fondu).

Dokumenty podléhající zničení mohou být zničeny před dokončením reorganizace.

V procesu provádění činností každý podnikatelský subjekt nevyhnutelně shromažďuje různé úřední dokumenty. Když uplyne archivační lhůta takové dokumentace a tato ztratí svou relevanci, musí být zničena. Tento postup je komplikován tím, že není možné dokumenty jednoduše zlikvidovat. Je nutné jmenovat odbornou komisi a vypracovat zvláštní dokument – akt zničení dokumentů, jehož vzor najdete v tomto článku.

• V jakých případech je vyžadováno zničení dokumentu?
• Postup zničení dokumentu
• Forma jednání
  • Zákon o přidělení dokumentace ke zničení
  • destrukční zákon

  V jakých případech je vyžadováno zničení dokumentu?

  Pokud se organizace rozhodne zbavit se papírů nahromaděných za roky práce, musí být vypracován akt o zničení dokumentů. Může se jednat o personální, účetní a další dokumentaci. Nezáleží na tom, na jakém médiu jsou dokumenty vypracovány – na papíře nebo v elektronické podobě.

  Následující dokumenty podléhají zničení:

  • které ztratily svůj praktický význam;
  • jehož doba použitelnosti již vypršela;
  • které nelze přečíst ani obnovit.

  Lhůty pro uchovávání dokumentů a nutnost vypracování aktu upravují:

  • Nařízením Rosarkhiv ze dne 20.12.2019. prosince 236 č. XNUMX (seznam typů dokumentace s lhůtami uložení);
  • Vyhláška Ministerstva kultury Ruska ze dne 31.03.2015. března 526 č. XNUMX (pravidla pro ukládání a evidenci dokumentů);
  • federální zákon „o záležitostech archivnictví“ ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ;
  • Další regulační akty (Daňový řád Ruské federace, zákon o účetnictví č. 402 ze dne 06.12.2011. prosince XNUMX atd.).

  Postup zničení dokumentu

  Postup pro zničení dokumentů s uplynulou dobou uložení zahrnuje několik fází:

  • Odpovědní úředníci zjišťují, zda se v archivu společnosti nenachází dokumentace, jejíž platnost vypršela.
  • Manažer vydá příkaz ke schválení odborné komisi, v níž jsou zástupci různých oddělení organizace (účetnictví, personální oddělení atd.). Jeho úkolem je určit hodnotu dokumentů a dokumentovat tento postup. Trvanlivost zároveň není klíčovým parametrem výběru, protože někdy mohou být papíry s prošlou dobou trvanlivosti stále užitečné v práci.
  • Je vypracován zákon o přidělení dokumentů ke zničení.
  • Provádí se přímá likvidace dokumentů a je vypracován další zákon – o zničení dokumentace.

  V zákoně není jasný požadavek, jak by měla být dokumentace zničena. Zničení papírů můžete svěřit zaměstnancům organizace (například jejich skartováním skartovačkou) nebo za tímto účelem kontaktovat speciální společnost. Takové dokumenty je zakázáno vhazovat do společných odpadkových košů a kontejnerů.

  Forma jednání

  Zákon o přidělení dokumentace ke zničení

  Zákon o přidělení dokumentace ke zničení se zpravidla vypracovává ve formě uvedené v příloze č. 21 vyhlášky Ministerstva kultury Ruska č. 526. Dále má každá organizace právo vypracovat tento zákon podle nezávisle vyvinutá šablona, ​​bez použití jednotného formuláře.

  Pokud je akt vypracován ve volné formě, musí obsahovat tyto informace:

  • Název dokumentu;
  • jméno společnosti;
  • datum sestavení;
  • název a podrobnosti o dokumentu, který se stal základem pro postup;
  • seznam dokumentů, které budou zničeny, a jejich množství;
  • Celé jméno a podpisy členů komise.

  Akt přidělování dokumentace ke zničení podle jednotného formuláře se skládá z několika částí:

  • “Víčko”. Zde je třeba uvést název podnikatelského subjektu, číslo aktu a datum jeho provedení, celé jméno. a podpis vedoucího, který dokument schválil.
  • Preambule – uveďte název regulačního dokumentu, který je základem pro stanovení lhůt uchovávání dokumentace a jejich zničení.
  • Hlavní část. V této části by měly být uvedeny názvy dokumentů vybraných ke zničení a jejich množství. Pro usnadnění je dokumentace seskupena podle strukturálních divizí.
  • Výrokovou částí je celkový počet dokumentů přidělených k vyřazení s uvedením let, ve kterých byly vydány. Uveďte také způsob zničení a podrobnosti o zápisu z jednání odborné komise.
  • Podpis archiváře nebo jiné osoby odpovědné za uložení dokumentace.

  Při sepisování úkonů zničení dokumentů jsou doby uchovávání kontrolovány podle seznamu schváleného nařízením č. 20.12.2019 Rosarkhivu ze dne 236. prosince 18. Seznam vstoupil v platnost 2020. února XNUMX.

  

  destrukční zákon

  Akt o zničení dokumentů nemá jednotný vzor, ​​je vyhotoven ve volné formě na základě skutečnosti zničení vybraných dokumentů.

  Dokument obsahuje informace o organizaci a složení komise. Dále zadejte následující informace:

  • jaké dokumenty byly zničeny (pokud je dokumentů hodně, jsou seskupeny podle typu do samostatných složek nebo souborů), můžete uvést jejich objem nebo váhu;
  • kdy byl proveden postup zničení papíru;
  • jakým způsobem.

  Dokument podepisují všichni členové komise a vedoucí.

  Seznam zničených dokumentů je možné zpracovat jako přílohu aktu formou soupisu, pokud je seznam příliš velký.

  Obecná doporučení pro vypracování aktů

  Při vypracovávání aktů zničení dokumentů s vypršenou dobou uložení musíte dodržovat určitá pravidla:

  • Dokumenty jsou vypisovány na běžné listy A4 nebo hlavičkový papír.
  • Počet kopií aktů není omezen. V praxi se vyhotovuje jeden výtisk pro každého člena komise i pro samotný podnikatelský subjekt.
  • Certifikace s pečetí není vyžadována.
  • V textu zákona není třeba podrobně popisovat všechny fáze likvidačního řízení. Stačí uvést počet dokumentů a zvolený způsob zničení.

  Vypracované akty se předkládají ke schválení vedoucímu organizace a následně jsou uloženy v archivu. V případě konfliktních situací a řízení s regulačními orgány lze tyto úkony použít jako důkazy. Doba uložení dokumentů není omezena a je považována za trvalou.

  Níže uvedený příklad zničení dokumentů může být použit jako základ při vypracovávání podobných dokumentů pro vaši organizaci.

  

  Podrobnější informace k tématu naleznete v ConsultantPlus.
  Vyzkoušejte bezplatný přístup do systému na 2 dny.