Jaké podmínky zahrnout do nájemní smlouvy na kancelář | Ekonomika a život

V rámci obchodní činnosti se podnikatelé často potýkají s potřebou pronajmout si nebytové prostory pro kancelář. Při uzavírání nájemní smlouvy na kancelář je třeba zohlednit mnoho detailů: neoddělitelné vylepšení, státní registraci, podmínky, za kterých je smlouva uzavřena atd. V tomto materiálu se autor podělil nejen o užitečná doporučení a podrobnosti o uzavření nájemní smlouvy, ale také o příklady ze soudní praxe.

Současná právní úprava neobsahuje žádná zvláštní ustanovení týkající se konkrétně nájemních smluv na nebytové prostory.

Ustanovení článků 606 a 607 občanského zákoníku Ruské federace neomezují právo stran uzavřít nájemní smlouvu, podle níž je nájemci poskytnuto užívání nikoli celé věci jako celku, ale pouze její samostatné části (bod 9 usnesení pléna Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 17.11.2011 č. 73 „O některých otázkách praxe uplatňování pravidel občanského zákoníku Ruské federace na nájemní smlouvu“, dále jen „usnesení pléna Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 17.11.2011 č. 73“). Proto se v praxi vymáhání práva ustanovení právních předpisů o nájmu budov a staveb vztahují i na nájemní smlouvy nebytových prostor.

Z právního hlediska se místnost považuje za část objemu budovy nebo stavby, která má specifický účel a je omezena stavebními konstrukcemi (článek 2 federálního zákona ze dne 30.12.2009 č. 384-FZ „Technické předpisy o bezpečnosti budov a staveb“, odstavec 2 článku 671 občanského zákoníku Ruské federace).

Pro komerční činnost, zejména pro umístění kanceláří, lze využívat pouze nebytové prostory (odstavec 2 článku 671 občanského zákoníku Ruské federace).

Podle odstavce 1 článku 651 občanského zákoníku Ruské federace se nájemní smlouva na prostory uzavírá písemně sepsáním jediného dokumentu podepsaného stranami. Nedodržení formy takové smlouvy má za následek její neplatnost.

Uzavření nájemní smlouvy

1. Podmínky smlouvy

Podstatnou podmínkou nájemní smlouvy je podle ustanovení odstavce 1 článku 432 občanského zákoníku Ruské federace její předmět, a to údaje umožňující konkrétní identifikaci majetku, který je převáděn na nájemce jako předmět nájmu.

Pokud tato informace ve smlouvě není uvedena, považuje se podmínka týkající se pronajímaného předmětu za nedohodnutou stranami a odpovídající smlouva se neuzavřela (článek 3 odst. 607 občanského zákoníku Ruské federace).

Nájemní smlouva na prostory by měla specifikovat:

• přesná adresa budovy;
• písmena, plocha, umístění prostor v budově (patro, číslo místnosti atd.), jejich technické vlastnosti;
• katastrální nebo jiné přidělené státní registrační číslo (inventární, podmíněné) nemovitosti;
• účel pronajímané budovy nebo prostor (například pro kancelářské a/nebo výrobní potřeby atd.).

Dále je třeba přiložit půdorys prostor nebo technický pas ze ZINZ nebo výňatek z něj, tzv. vysvětlení.

příklady z praxe

Mezi žalobcem a žalovaným byla uzavřena nájemní smlouva, na základě které žalobce poskytl žalovanému k dočasnému užívání a držení nebytové prostory o celkové výměře 97,1 m1 (1. patro, prostory I, místnost č. 2, část místnosti č. 3, část místnosti č. 1), nacházející se na adrese ve městě Moskvě, dle dispozičního plánu (příloha č. 01.05.2009 ke smlouvě). Smlouva byla uzavřena na dobu od 24.04.2010 do XNUMX.

Dle předávacího protokolu (příloha č. 4) byly prostory převedeny na žalovaného a strany podepsaly dispoziční plán pronajatých prostor.

Za těchto okolností a s přihlédnutím k článku 607 občanského zákoníku Ruské federace dospěly soudy obou stupňů k závěru, že smlouva obsahovala údaje, které umožňovaly jednoznačně stanovit, že nemovitost, která má být převedena na nájemce, je předmětem nájmu.

Dohoda byla následně stranami skutečně uzavřena, a proto argumenty žalovaného v kasačním odvolání, že nájemní smlouva nebyla uzavřena, byly neudržitelné.

Usnesení Moskevského okresního úřadu pro bezpečnost (FAS) ze dne 05.08.2013 ve věci č. А40-40724/12-64-375

Společnost (pronajímatel) a Podnik (nájemce) uzavřely nájemní smlouvu na nebytové prostory nacházející se na adresách v Petrohradu a Kaliningradu.

Jeho nedílnou součástí byl půdorys s vyznačením prostor převedených na nájemce (bod 1.2 Smlouvy).

V souladu s odstavcem 3 článku 607 občanského zákoníku Ruské federace musí nájemní smlouva obsahovat údaje, které umožňují konkrétní identifikaci nemovitosti, která má být převedena na nájemce jako předmět nájmu. Pokud takové údaje ve smlouvě nejsou uvedeny, považuje se podmínka týkající se předmětu převedeného do nájmu za nedohodnutou stranami a odpovídající smlouva se nepovažuje za uzavřenou.

Okresní soud dospěl k závěru, že „z důvodu výše uvedených ustanovení není sporná nájemní smlouva uzavřena, jelikož nesjednává podmínky podstatné pro nájemní smlouvy – nejsou specifikovány individualizující znaky nemovitostí (počet místností, jejich plocha, umístění a další charakteristiky)“.

Usnesení Federálního úřadu pro bezpečnost Severozápadního okresu ze dne 19.02.2013 ve věci č. A56-9091/2012

Je třeba vzít v úvahu, že od 01.06.2015. 3. 432 nemá strana právo požadovat, aby smlouva byla uznána za neuzavřenou, pokud od druhé strany přijala úplné nebo částečné plnění nebo jinak potvrdila platnost smlouvy, pokud by uplatnění takového požadavku s přihlédnutím ke konkrétním okolnostem odporovalo zásadě dobré víry (článek XNUMX odst. XNUMX občanského zákoníku Ruské federace).

2. Pronájem

Výše nájemného, odstavec 1 článku 654 občanského zákoníku Ruské federace, je rovněž klasifikována jako podstatná podmínka nájemní smlouvy. Není-li mezi stranami písemná dohoda o výši nájemného, považuje se nájemní smlouva za neuzavřenou. V tomto případě se pravidla pro určení ceny stanovená v odstavci 3 článku 424 občanského zákoníku Ruské federace nepoužijí.

příklad z praxe

Soudy vycházely ze skutečnosti, že protokol o záměru neobsahoval podmínku o výši nájemného za prostory. Jinými slovy, protokol neobsahoval podstatnou podmínku nájemní smlouvy o nemovitosti a podstatné podmínky smlouvy (předmět nájmu v konečné podobě a výše nájemného) nebyly stranami nikdy dohodnuty.

Soudy rovněž zjistily, že plocha prostor o výměře 19,9 metrů čtverečních byla stranami uznána jako přibližná; tato plocha nebyla stranami dohodnuta na žádných schématech ani plánech, což rovněž naznačovalo, že se strany nedohodly na předmětu nájemní smlouvy.

Argumenty nájemce, že sporné prostory skutečně užíval a platil za jejich užívání od roku 2004, soudy zamítly, jelikož tyto okolnosti nemohou změnit zákonné požadavky na nájemní smlouvu.

Usnesení Rozhodčího soudu Moskevského obvodu ze dne 18.05.2017 č. F05-4914/2017 ve věci č. A40-107421/2016

Článek 2 odstavec 614 občanského zákoníku Ruské federace obsahuje seznam druhů nájemného. Kromě toho dává stranám právo stanovit v nájemní smlouvě kombinaci uvedených forem nájemného nebo jiných forem platby nájemného.

Pro správné sjednání podmínek nájemného v nájemní smlouvě se doporučuje specifikovat:

• druh (forma) nájemného;
• výše nájemného nebo způsob jeho stanovení;
• doložka o změně nájemného;
• postup, podmínky a lhůty pro placení nájemného.

Za zvážení stojí, že uložení nákladů na úhradu energií nájemci nelze považovat za formu nájemného (bod 12 informačního dopisu prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 11.01.2002 č. 66 „Přehled praxe řešení sporů týkajících se nájemného“).

V praxi často nastávají situace, kdy se strany nájemní smlouvy dohodnou na formě platby nájemného, například na protiplnění ve formě oprav, které bude nájemce povinen provést jako platbu nájemného.

2.1. Úhrada nákladů na energie

Při sjednávání podmínek úhrady nákladů na energie a dalších provozních výdajů je třeba stanovit následující:

• jsou přidělovány jako součást nájemného jako jeho samostatná součást;
• jsou zahrnuty v celkové výši nájemného;
• Jsou placeny samostatně na základě smluv uzavřených s organizacemi poskytujícími tyto služby?

2.2. DPH

V nájemní smlouvě musí být uvedeno, zda nájemné zahrnuje daň z přidané hodnoty (DPH).

Pronajímatel může obdržet nižší nájemné, než očekával při uzavření smlouvy, protože z něj bude odečtena částka DPH.

Pokud smlouva nestanoví, že nájemné nezahrnuje výši daně, a pokud z jiných podmínek smlouvy a okolností předcházejících jejímu uzavření nevyplývá jinak, předpokládá se, že výše nájemného se vypočítává s přihlédnutím k DPH (bod 17 usnesení pléna Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 30.05.2014 č. 33 „O některých otázkách, které vznikají u rozhodčích soudů při projednávání případů týkajících se výběru daně z přidané hodnoty“).

2.3. „Dovolená z důvodu nájmu“

Nájemníci často před zahájením užívání prostor uvedou prostory do stavu vhodného pro jejich užívání. Příprava návrhu prostor a provedení oprav může trvat měsíce a strany nájemní smlouvy zpravidla na toto období stanoví úlevy od nájemného.

Jelikož je však nájemní smlouva uzavřena za úplatu, lze období „nájemného bez daně“ klasifikovat jako období bezúplatného užívání nemovitosti, což povede k dodatečné daňové zátěži pro pronajímatele i nájemce.

Ve smlouvě je možné stanovit dohodu stran o „prázdninách od nájemného“ bez rizika dodatečné daňové zátěže, za předpokladu, že nájemné bude sníženo v rozumných mezích, ale ne zcela chybí. V tomto případě musí nájemní smlouva stanovit důvod zavedení „prázdnin“.

Jednou z možností je snížit nájemné během období „nájemních prázdnin“.

Je také možné poskytnout „nájemné prázdniny“ započtením výdajů nájemce na opravy a podobné výdaje oproti nájemnému.

3. Vylepšení pronajímané nemovitosti

Při uzavírání nájemní smlouvy na kancelářské prostory je nutné věnovat zvláštní pozornost vyřešení otázky provádění vylepšení prostor a jejich osudu po ukončení nájemní smlouvy.

Pro zajištění možnosti co nejefektivnějšího využití pronajímané nemovitosti se doporučuje ve smlouvě dohodnout:

• postup pro provádění oddělitelných vylepšení pronajatého majetku a rozdělení nákladů s nimi spojených;
• postup pro provádění trvalých vylepšení pronajatého majetku a pro rozdělování nákladů s nimi spojených.

Oddělitelná vylepšení jsou majetkem nájemce, který je provedl, protože nesouvisí s zamýšleným účelem prostor, pokud nájemní smlouva nestanoví jinak (odstavec 1 článku 623 občanského zákoníku Ruské federace). Příkladem může být instalace systému video dohledu, klimatizace a dalších svítidel v pronajatých prostorách.

Podle odstavce 2 článku 623 občanského zákoníku Ruské federace jsou neoddělitelnými vylepšeními ta, která nelze oddělit bez poškození celistvosti nemovitosti, například dokončovací práce na pozemku, přestavba pozemku. Neoddělitelná vylepšení patří pronajímateli, protože se fakticky stávají součástí komplexní věci – pronajaté nemovitosti.

Občanský zákoník Ruské federace přímo nezakazuje nájemci provádět neoddělitelná vylepšení bez souhlasu pronajímatele. Na základě odstavce 3 článku 623 Občanského zákoníku Ruské federace však náklady na neoddělitelná vylepšení pronajaté nemovitosti provedená nájemcem bez souhlasu pronajímatele nepodléhají kompenzaci.

příklad z praxe

Soud prokázal skutečnost, že společnost provedla práce na provedení neoddělitelných vylepšení nemovitosti.

V souladu s požadavky článku 71 Rozhodčího řádu Ruské federace dospěl soud ke správnému závěru o absenci souhlasu vlastníka prostor se zlepšením pronajaté nemovitosti – nedošlo k dohodě o rozsahu prací a nákladech na neoddělitelné zlepšení – v rozporu s požadavky článku 623 Občanského zákoníku Ruské federace.

V tomto ohledu soud odmítl žalobě v této části vyhovět, jelikož neshledal žádný právní důvod pro výběr deklarované hodnoty neoddělitelných vylepšení ve prospěch společnosti.

Usnesení Rozhodčího soudu Volžsko-vjatského okresu ze dne 16.08.2018 č. F01-3138/2018 ve věci č. A82-6029/2017

Po ukončení nájemní smlouvy je nájemce povinen vrátit pronajímateli nemovitost ve stavu, v jakém ji obdržel, s přihlédnutím k běžnému opotřebení, nebo ve stavu stanoveném smlouvou (článek 622 občanského zákoníku Ruské federace).

S ohledem na to má pronajímatel právo odmítnout přijmout vylepšení provedená nájemcem a nájemce bude muset na své náklady uvést prostory do původního stavu.

příklad z praxe

Pronajímatel převedl nájemci nebytové prostory vybavené veškerým potřebným inženýrskými sítěmi.

Při vyklizení nebytových prostor nájemce demontoval a odstranil oddělitelné a neoddělitelné prvky pronajatých prostor (instalatérské práce, vnitřní výzdoba, elektrické vybavení prostor atd.)

Odvolací rozhodčí soud shledal, že náhrada škody od nájemce je oprávněná, jelikož materiály případu, včetně závěru o prohlídce nemovitosti, potvrzují skutečnost, že pronajaté nebytové prostory byly v důsledku demontáže oddělitelných a nerozdělitelných konstrukčních prvků uvedeny do stavu nezpůsobilého k jejich běžnému užívání bez větších oprav.

V tomto případě odvolací soud přihlédl k tomu, že dle uvedeného závěru počet posuzovaných prací na uvedení objektu do použitelného stavu zahrnoval práce na obkladech stěn, pilířích, svazích a pilastrech, restaurování odstraněného instalatérského zařízení, klimatizačního systému prostor, stropního obložení, montáže zábradlí.

Odvolací rozhodčí soud dále uvedl, že postoj žalobce k nezávislému určení osudu tzv. oddělitelných vylepšení pronajaté nemovitosti, na rozdíl od povinnosti vrátit nemovitost ve stavu způsobilém k užívání, splňuje kritéria zneužití práva (článek 10 občanského zákoníku Ruské federace). To druhé je nepřijatelné.

Usnesení Rozhodčího soudu Dálného východního okruhu ze dne 03.11.2015 č. F03-4581/2015 ve věci č. A51-27347/2014

Seznam vylepšení, která jsou neoddělitelná, není stanoven zákonem a není vždy možné jasně určit, zda jsou neoddělitelná či nikoli.

V tomto ohledu se doporučuje ve smlouvě stanovit:

• která konkrétní vylepšení strany považují za neoddělitelná a která za oddělitelná;
• do čího vlastnictví tato vylepšení přecházejí po ukončení smlouvy;
• zda jejich náklady podléhají kompenzaci atd.

4. Doba trvání nájemní smlouvy

Nájemní smlouva se uzavírá na dobu uvedenou ve smlouvě.

Není-li doba nájmu stanovena, považuje se smlouva za uzavřenou na dobu neurčitou. V tomto případě má každá strana právo kdykoli vypovědět smlouvu o nájmu nemovitosti a o tom druhou stranu informovat tři měsíce předem. Zákon nebo smlouva mohou stanovit jinou lhůtu pro oznámení o ukončení nájemní smlouvy uzavřené na dobu neurčitou (článek 2 odst. 610 občanského zákoníku Ruské federace).

Při pronájmu komerčních nemovitostí se zpravidla neuzavírají smlouvy o trvalém pronájmu z důvodu, že je pak poměrně snadné je vypovědět.

Podle odstavce 2 článku 651 občanského zákoníku Ruské federace podléhá nájemní smlouva na prostory uzavřená na dobu nejméně jednoho roku státní registraci a považuje se za uzavřenou okamžikem jejího podpisu.

Pokud není nájemní smlouva na budovu (prostory) registrována, pak se formálně ze zákona považuje za neuzavřenou, a proto nezakládá právní důsledky stanovené občanským zákoníkem pro tento typ smlouvy (bod 2 informačního dopisu prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 25.02.2014 č. 165).

Pokud se nájemce a pronajímatel dohodli v požadované formě na všech podstatných podmínkách smlouvy, pronajatý majetek byl předán k užívání a přijat bez jakýchkoli připomínek, strany dosáhly a podepsaly dohodu o výši úhrady za užívání majetku a dalších podmínkách užívání, pak se má za to, že taková smlouva, a to i bez státní registrace, zavázala strany k závazku.

Na základě článků 309 a 310 občanského zákoníku Ruské federace musí být užívání majetku prováděno a hrazeno v souladu se závazky, které strana takové dohody převzala. Pokud dohoda stanoví pokutu za porušení podmínek užívání majetku, podléhá jejímu vymáhání od dlužníka (článek 14 usnesení pléna Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 17.11.2011 č. 73).

Zároveň na základě článku 308 občanského zákoníku Ruské federace nelze práva udělená osobě užívající majetek na základě nájemní smlouvy, která neprošla státní registrací, napadnout třetím stranám. Zejména taková osoba nemá přednostní právo uzavřít smlouvu na novou dobu trvání (článek 1 bod 621 občanského zákoníku Ruské federace).

Například při změně vlastníka podle článku 617 občanského zákoníku Ruské federace se nájemce budovy nemůže odvolávat na zachování nájemní smlouvy, která podléhá registraci, ale není registrována, pokud nový vlastník v době uzavření smlouvy o nabytí těchto prostor (zejména kupní smlouvy) nevěděl a neměl vědět o existenci neregistrované nájemní smlouvy.

5. Další podmínky

Za zmínku stojí, že kromě výše uvedených podmínek je vhodné upravit podmínky nájemní smlouvy na kancelářské prostory týkající se:

• nájemce složí kauci;
• sankce za porušení smluvních povinností ze strany stran;
• možnost jednostranného odmítnutí plnění smlouvy;
• právo nájemce převést prostory na třetí strany;
• poskytnutí a vrácení prostor.