Archiv komunikací – domácnost

Je 21. století: platíme nájem z chytrého telefonu a robot nám domů zavolá lékaře. Byrokracie se ale své pozice nevzdává. Abyste zabránili převzetí v nevhodnou dobu, udržujte si papíry v pořádku.

V článku se píše:

1. Proč potřebujete domácí archiv?
2. Rozděl a panuj: jak protřídit dokumenty a nevzdat se
3. Jak dlouho uchovávat dokumenty
4. Kde a jak skladovat

Proč potřebujete domácí archiv?

Proč vůbec vymýšlet, jak uspořádat úložiště dokumentů doma? Jsou málokdy potřeba, stačí je hodit do nějaké krabice a nechat je tam ležet. Mnoho lidí si to myslí – a mýlí se.

5 důvodů, proč si zařídit domácí archiv:

1. Šetří místo. Papíry, které zaberou celou komodu, lze při správném uspořádání umístit do jedné zásuvky.
2. Šetří čas. Život je krátký, má cenu ho strávit hledáním nějaké loňské účtenky?
3. Šetří papíry. V domácím archivu se dokumenty nepomačkají. Nebude se na ně rozlévat čaj, nebudou se používat místo průvanu a k papírům se nedostanou zvědavé kočky nebo křečci.
4. Zvyšuje bezpečnost. Za prvé, dokumenty nebudou padat do oka náhodným lidem (hostům, doručovatelům). Za druhé, v případě nouze budete přesně vědět, co si vzít. Zatímco sousedé zběsile hledají pasy a certifikáty a mávají pryč kouř, vy jste připraveni k evakuaci.
5. Je to krásné. Řada úhledných složek a krabic vypadá jednoznačně lépe než hromada papírů.

Organizovaný osobní archiv je vaším ostrovem kontroly. Lednice teče – víte, kde je záruční list. Vaše oblíbená kočka je nemocná – veterinární pas najdete během vteřiny.

Když jsou vaše dokumenty doma v pořádku, úroveň stresu na pozadí klesá. To stojí za to strávit pár hodin rozebráním.

Rozděl a panuj: jak protřídit dokumenty a nevzdat se

Takže otevíráme vzácnou krabici a vidíme hromadu papírů. Něco se dokonce vložilo do složek a obálek, ale nedalo se říct, co přesně. Nějaká složka praskla ve švech a účtenky z doby před pěti lety vypadávají.

Je to známý obrázek? Pojďme to teď napravit!

Je snadné ovládnout papíry. K objednávce jsou pouze 3 kroky:

1. Rozebrat. Vyjměte všechny papíry a položte je na podlahu nebo pohovku. Připravte si krabici nebo tašku – tam půjde vše nepotřebné.
2. Seřadit podle. Roztřiďte dokumenty s platným datem vypršení platnosti: ukládejte osobní a lékařské papíry, účtenky, pokyny a pasy k vybavení atd. Papíry s prošlou platností nemilosrdně vyhazujte.
3. Digitalizovat. Návody na domácí spotřebiče a elektroniku jsou dostupné na internetu, takže je můžete klidně vyhodit. Totéž platí pro staré certifikáty, vysvědčení, studentské a studentské karty, které ztratily svou relevanci. Lze je vyfotografovat nebo naskenovat na památku a neukládat v papírové podobě.

Pokud digitalizace způsobuje vnitřní odpor, pak není pro vás. Řiďte se svou intuicí a nevyhazujte to, co je vám drahé – papírové dokumenty, jako jsou knihy, mají své kouzlo.

Zbývá pouze roztřídit potřebné a relevantní papíry a uložit je do složek a obálek. Existuje několik způsobů:

• Podle oblasti použití. Pas a licence jsou uloženy v jedné složce, lékařské zásady a osvědčení v jiné, účtenky ve třetí. Vhodné pro osobní archivy.
• Osobně. Každý dostane osobní složku, kde jsou uloženy všechny dokumenty: politika, SNILS, lékařská potvrzení. Samostatná složka je pro domácího mazlíčka: je tam umístěn pas, potvrzení, očkovací průkazy atd.
• Podle frekvence používání. Dokumenty se dělí na archivní (například registrační list a potvrzení o vlastnictví bytu, které jsou potřeba jednou za několik let), základní (SNILS, zdravotní karta, diplom) a aktuální (účtenky, šeky).

Čím častěji dokument používáte, tím dostupnější by měl být. Ukládejte dokumenty, abyste je našli během několika minut.

Jak dlouho uchovávat dokumenty

Stává se, že si některé identifikační doklady a certifikáty uchováváme roky jen proto, že jsou nám drahé. Uschovejte si pro ně samostatnou složku nebo krabici. Ostatní doklady mají expirační dobu, po které se vyhazují.

Co a kolik skladovat:

• účtenky a faktury – 3 roky;
• Záruční listy – 12 měsíců. (nebo do vypršení záruky);
• pasy a pokyny k vybavení – při jeho používání. Pamatujte, že pokyny lze stáhnout z webových stránek výrobců a uložit do počítače nebo do cloudu;
• daňová přiznání a další dokumenty – 7 let;
• kontroly – 14 dní. V této lhůtě je možné zboží vrátit. U zboží s prodlouženou lhůtou pro vrácení budou účtenky odpovídajícím způsobem uchovávány déle.

Všechny osobní a právní dokumenty jsou uloženy na dobu neurčitou. Jsou to doklady na byt, auto, chatu a další majetek, matriční listy, ale i pojistky včetně zdravotních.

Smlouvy, pracovní smlouvy a smlouvy o půjčce lze po skončení platnosti zahodit. Ale pro každý případ si je uschovejte po dobu 3 let – to je promlčecí doba, během které se můžete obrátit na soud, pokud dojde ke konfliktu.

Kde a jak skladovat

Dokumenty byly roztříděny a roztříděny, je čas je uložit do složek, obálek a krabic.

Systém ukládání dokumentů doma může být:

• horizontální;
• vertikální (na principu katalogových krabic).

Horizontální systém je archivní klasika. Pokud vložíte dokumenty do složek a složky na sebe do krabice, jedná se o horizontální úložiště. Chcete-li najít papír nebo složku, kterou potřebujete, musíte vše protřídit, takže tato metoda je vhodná pro dokumenty, které se používají zřídka.

Vertikální úložiště vděčí za svou popularitu Marie Kondo (japonská spisovatelka, specialistka na uvádění domu do pořádku). Jeho předností je dobrá viditelnost a snadný přístup. Dokumenty nebo složky se vkládají do šuplíku nebo krabice na jejich okraji, hřbety se podepisují nebo se používají oddělovače.

Existuje mnoho způsobů, jak udržet dokumenty v pořádku doma:

• tenké průhledné plastové složky a obálky s patentními knoflíky;
• složky s vázáním a elastickými pásky, papír („číslo případu“) a plasty;
• kancelářské sponky, kancelářské sponky;
• lepenkové nebo plastové oddělovače;
• samolepky na plastové podložce (nejsou vhodné papírové, které se lepí na monitor – mačkají se a špatně drží).

Pořadače a kroužkové složky pro domácí archivy jsou nepohodlné. Používají se u průhledných souborů, kde je obtížné odstranit dokumenty. Pokud máte rádi tento typ úložiště, zvažte připínací složky, jsou praktičtější.

Obálky a složky je potřeba někam dát. Existuje několik možností:

• krabice a nádoby: lepenka, plast, dřevo;
• horizontální a vertikální vaničky – plastové, kartonové, kovové;
• aktovky – malé plastové.

Rozměry šanonů, krabic a přepážek jsou úměrné výšce police nebo zásuvky, kde budou uloženy.

Domácí archivy jsou obvykle umístěny v knihovnách nebo šatních skříních, psacích stolech a komodách. Nezapomeňte na jednoduchý způsob, jak mít doma dokumenty nejen v pořádku, ale také v bezpečí – trezor.

Ceny kompaktních modelů začínají od 2000–2500 tisíc rublů. S Halvou si můžete koupit ohnivzdorný model s vážnou ochranou proti vloupání na splátky až 10 měsíců.

Klíčovým principem každého úložného systému je, že by měl šetřit čas, nikoli jej plýtvat. Vyhněte se přílišným detailům: pokud musíte otevřít 12 složek, abyste našli požadovanou účtenku, jednoho dne to nevydržíte a zase všechno vysypat na hromadu.

Malý životní hack, jak mít doma pořádek v dokumentech, na příkladu účtenek:

• Přeložte největší účtenku na polovinu jako knihu s přední stranou ven;
• vložte do něj účtenky za stejný měsíc v menším formátu a spojte je kancelářskou sponkou;
• složte sešité účtenky za rok v pořádku a zajistěte sponou;
• Označte rok (nalepte nebo napište rukou).

Kompaktní, pohodlné, vizuální. Účtenku, kterou potřebujete, najdete během minuty tříděním v zásobníku.

Totéž platí pro lékařské dokumenty. Uspořádejte je podle odborníka a roku, pouze pokud existuje mnoho dokumentů. Jinak mějte vše pohromadě – v každém případě rychle najdete, co potřebujete.

Nebojte se systém ladit, dokud s ním nebudete zcela spokojeni. Dobrý domácí archiv je takový, kde najdete dokument, který potřebujete, během několika minut. Použijte hotová řešení k sestavení vlastního systému, který promění hromadu papírů v uspořádaný domácí archiv a ušetří váš čas i nervy.

Veškeré informace o cenách a partnerech jsou aktuální v době vydání článku.
Aktuální partnerské prodejny HaLvy

Článek vyšel v časopise „Secretary-Referent“ č. 9. září 2016.
Všechna práva vyhrazena. Reprodukci, následnou distribuci, vysílání nebo kabelovou komunikaci nebo zpřístupnění článků z webu povoluje držitel autorských práv pouze s povinným odkazem na tištěný nosič s uvedením jeho názvu, čísla a roku vydání.

Z článku se dozvíte o důležitých bodech souvisejících s uspořádáním a opravou archivní místnosti, jaké požadavky je třeba vzít v úvahu při výběru materiálů, nábytku a vybavení a jak uspořádat místnost z hlediska pohodlí a vytvoření navigace v archivu.

URČUJEME PROSTOR PRO ARCHIV

Není žádným tajemstvím, že v relativně malých organizacích jsou kanceláře umístěné daleko od centrální části kanceláře často využívány jako prostory pro ukládání archiválií. Přitom samotné prostory z hlediska technického vybavení a stavu zanechávají mnoho přání. V takových podmínkách časem nejenom uložená dokumentace ztrácí svůj původní vzhled, ale i samotné prostory vyžadují sledování technického stavu:

• jednou za rok při provádění sanitárního a hygienického ošetření prostor archivu;

• jednou za 5 let při kontrole dostupnosti a stavu dokladů.

Opravy se provádějí jak ve stávajících archivních skladech, tak v prostorách, kde se plánuje umístění dokumentace (při přestěhování organizace do jiné kanceláře, rozšíření apod.).

Provádění oprav v použité archivní místnosti je složitý a zdlouhavý proces, ale poskytuje řadu příležitostí:

• při přesouvání dokumentace k dočasnému uložení (po dobu opravy) můžete zjistit poškození dokumentace, které nebylo dříve patrné;

• při přenosu složek je pohodlná možnost vybrat dokumenty s prošlou dobou uložení, aby se po opravě nevkládaly zpět do archivu;

• v případě potřeby můžete pro větší pohodlí změnit plán rozmístění regálů, provést práce na optimalizaci prostor (instalace ventilace, výměna svítidel atd.), objednat (změnit) vybavení: děliče pro složky, boxy pro ukládání elektronických dokumentů , identifikační štítky na regálech, štaflích.

Takový „generální úklid“ archivu, pokud je dobře proveden, vám umožní uchovat dokumentaci v požadované podobě a poskytne prostorům udržovaný vzhled na dlouhou dobu.

Opravné práce jak v prázdné místnosti, tak v místnosti zaplněné dokumentací je nutné provádět s přihlédnutím k požadavkům na uložení archiválií, které bohužel nejsou vždy dodrženy. Jak ukazují kontroly, „praktický styl vývoje (přizpůsobení) prostor pro archivní služby je ve většině případů povrchní a neprofesionální“, proto by příprava a realizace oprav měly být prováděny pod vedením odborníka odpovědného za organizaci archiv.

◙ Co dělat s dokumentací? Tento problém bude nutné nejprve vyřešit.

Existují dva způsoby, jak přesunout dokumentaci, jakož i prvky zařízení a konstrukcí, a zajistit tak jejich bezpečnost:

• upravit jinou vhodnou místnost pro dočasné uskladnění;

• využívat službu dočasného úložiště mimo organizaci (outsourcing).

V prvním případě je nutné vyhodnotit objem dokumentace a mzdové náklady na její přesun, ve druhém – finanční možnosti společnosti. Při výběru druhé možnosti se náklady výrazně zvyšují, protože kromě měsíční platby za vzdálené úložiště budete muset platit také za odstranění a přepravu dokumentace.

◙ Výpočet plochy archivu. Pokud archivní místnost teprve zařizujete, je důležité vypočítat její plochu. Pro usnadnění výpočtu oblastí potřebných pro archivaci vyvinuli specialisté následující metodiku:

Pro výpočet je také nutné znát počet případů uložených v archivu a podléhajících uložení a také vzít v úvahu, kolik nových případů přibude v následujících letech (od tří do pěti let).

Příklad výpočtu. Řekněme, že archiv obsahuje dočasné (nad 10 let) a trvalé úložné soubory. Každý rok je vygenerováno 60 dočasných (nad 10 let) úložných souborů a 45 trvalých úložných souborů (počet je převzat ze seznamu souborů organizace). V tomto případě budete k umístění souborů vytvořených v průběhu jednoho roku do archivu organizace potřebovat 3,5 police ve stojanu dlouhém 1 metr: na každé 30 složek typu „Crown“. To znamená, že po dobu 5 let budete potřebovat 17,5 police. Počet potřebných polic zaokrouhlíme na celé číslo: minimálně 4 police regálu je nutné ponechat jako rezervu. Při pravidelném ničení pouzder, kterým uplynula doba uložení, zaberou volné místo v regálech nově přijatá pouzdra.

◙ Požadavky na prostory archivu. Ne všechny prostory jsou vhodné pro ukládání archiválií.

Není dovoleno užívat chátrající, vlhké, nevytápěné prostory, které nesplňují hygienické a hygienické požadavky, jakož i prostory objektu, kde sídlí provozovny veřejného stravování, sklady potravin a organizace skladující agresivní a hořlavé látky nebo používající nebezpečné nebo chemické technologie.

Prostory archivu musí být požárně bezpečné, zaručeně chráněny před zaplavením a musí mít nouzový východ. V prostorách by neměly být žádné hlavní rozvody plynu nebo vody.

Před umístěním dokumentů do něj musí být prostory archivu po přezkoušení zvláštní komisí přijaty k užívání. Zkouška hodnotí stav prostor a určuje jejich vhodnost. V komisi jsou zástupci archivních, provozních, požárních, bezpečnostních, hygienických a dalších specializovaných služeb. Výsledky vyšetření jsou zdokumentovány v zákoně.

Zapojení ve skladech musí být skryty, zásuvky musí být utěsněny, přenosná elektrická zařízení musí mít šňůry s pryžovou izolací.

Obecné a podlahové spínače umístěn mimo skladovací prostory. Svítidla musí být pokryta pevnými stínidly.

Ve skladech je zakázáno používat oheň, topná zařízení a umisťovat cizí předměty.

Opravy a montážní práce jsou prováděny v souladu s ochrannými opatřeními, zabezpečením a bezpečností dokumentů. Místnost archivu musí být vybavena požární a bezpečnostní alarm.

Absence oken je povolena, pokud je ve skladu přirozené nebo umělé větrání, které zajišťuje 2-3 výměny vzduchu za hodinu. Ve skladovacích prostorách vybavených klimatizačními systémy musí být udržovány optimální teplotní a vlhkostní podmínky s ohledem na konkrétní typy dokumentů: pro papírové dokumenty – teplota 17–19 °C, relativní vlhkost vzduchu 50–55 %; pro černobílé filmové materiály – 15 °C a 40–55 %), pro barevné – 2–5 °C a 40–55 %; pro dokumenty na magnetických páskách a diskových médiích – 15–20 °C a 50–65 %. Teplotní a vlhkostní podmínky jsou řízeny pomocí teploměrů a vlhkoměrů.

VYTVOŘÍME ARCHIVNÍ NAVIGACI

◙ Kreslíme dispoziční schéma archivního fondu. Na základě výpočtů plochy archivu nakreslíme (nebo ručně) grafické schéma umístění finančních prostředků v nových skladech, tzn. na plánu rozmístění regálů uvedeme čísla finančních prostředků, které se plánují umístit na tuto regálovou plochu (Příklad 1). Ke grafickému plánu můžete přidat vhodné vysvětlivky (textové přepisy). Přítomnost a pečlivé vypracování takového schématu je jednou z podmínek pro kvalitní přesun velkého množství archiválií.

◙ Číslováme regály, police a kufry. Aby se předešlo zmatkům při uspořádání dokumentace po opravách, je nutné před zahájením opravy očíslovat všechny regály a police, pokud tak nebylo provedeno dříve. V každé jednotlivé místnosti mají regály a skříně své vlastní číslování: jsou číslovány v určitém pořadí zleva doprava od vchodu. Police na regálech a ve skříních jsou číslovány shora dolů zleva doprava (obr. 1).

U oboustranných regálů začíná číslování pouzder na jedné straně stěny, zasahuje až k vnějšímu okraji regálu a pokračuje na druhé straně.

◙ Sestavujeme regálové a akciové indexy s uvedením místa uložení dokumentů. Pro snazší vyhledávání dokumentů v archivu je nutné sestavit skladové a regálové topografické rejstříky. V tomto případě se sestavuje skladový topografický rejstříkový lístek zvlášť pro každý archivní fond (příklad 2) a pro každý regál se sestavuje policový topografický rejstříkový lístek (příklad 3).

◙ Požadavky na uspořádání regálů. Pro zaměstnance organizace je důležité, aby co nejrychleji našli potřebné dokumenty, a proto musí být při uspořádání regálů v místnosti splněny určité požadavky:

Pro uložení dokumentů s razítky s omezeným přístupem musí být ve skladu instalovány trezory nebo kovové skříně. Pro uložení takových dokumentů lze vyčlenit samostatné úložiště.

CO DALŠÍHO JE TŘEBA ZAJIŠŤOVAT PŘI ZALOŽENÍ ARCHIVU

◙ Požadavky na výběr materiálů. Jako specialista, který má na starosti archiv a podílí se na výběru materiálů, musíte uvést technické požadavky – zbytek nechte na profesionálech. Důležité je, aby se jednalo o certifikované materiály, které nesbírají prach a nejsou zdrojem prachu nebo agresivních chemikálií.

Správný výběr materiálů je nejdůležitější podmínkou úspěšné opravy. Při výběru materiálů pro rekonstrukci archivní místnosti je třeba vzít v úvahu, že existuje seznam materiálů podléhajících certifikaci5:

• 4863 – Klimatizační zařízení;

• 2388 – Barvy a laky;

• 3530 – Silové kabely pro stacionární instalace pro napětí nad 1 kV;

• 5331 – Kvalitní řezivo;

• 5620 – Speciální nábytek.

Pokud používáte necertifikované produkty, mohou nastat nepříjemné situace.

Například po špatně provedených opravách podlah v archivních skladech Archivní služby Novosibirské oblasti byly dokumenty neustále kontaminovány prachem, který se tvořil v důsledku zničení podlahové krytiny z kol vozíků, které se používají k transportní archivní soubory.

◙ Požadavky na vybavení archivní místnosti.

1. Dveře schodišť a výtahových hal musí být samozavírací s těsněním ve vybráních. Samozavírací zařízení dveří musí být v dobrém stavu6.

Archivní úložiště (s výjimkou archivních úložišť umístěných v chráněném prostoru) jsou vybavena dvířky se zvýšenou technickou odolností proti případnému nabourání, opatřena vysoce bezpečnostními zámky. Okna v přízemí musí být vybavena uzamykatelnými mřížemi. Dveře nouzových východů z chodeb, hal, foyer, vestibulů, schodišť a místností archivu se musí otevírat volně a ve směru východu z budovy, s výjimkou dveří, jejichž otevírání není upraveno požadavky regulačních dokumentů o požární bezpečnosti (bod 3.1 Zvláštních pravidel).

2. V místech křížení stěn, stropů a obvodových konstrukcí s různými inženýrskými sítěmi musí být vzniklé otvory a mezery utěsněny maltou nebo jinými nehořlavými materiály (článek 2.15 Zvláštních pravidel).

3. V archivních skladech, laboratořích-výrobě, skladech a kancelářích by měly být umístěny cedule s nápisy: „Odpovědnost za požární bezpečnost“, „V případě požáru volat telefonicky. “ (bod 2.16 Zvláštního Pravidla).

4. Koberce a běhouny na koberce v místnostech s velkým počtem osob (50 a více osob) musí být pevně připevněny k podlaze (článek 3.4 Zvláštních pravidel).

5. Prostory archivu musí být vybaveny primárními hasicími prostředky.

Hasicí přístroje. Všechny archivní skladovací prostory, laboratorní-výrobní, skladové a kancelářské prostory i technologické instalace musí být vybaveny hasicími přístroji, které je nutné použít k lokalizaci a likvidaci drobných požárů i požárů v počátečních stádiích rozvoje. V každém patře musí být umístěny minimálně dva ruční hasicí přístroje.

Při ochraně archivních skladovacích prostor používejte přednostně halonové a oxid uhličité hasicí přístroje s ohledem na maximální přípustnou koncentraci hasiva.

Prostory vybavené automatickým stacionárním hasicím zařízením jsou vybaveny 50 % hasicích přístrojů na základě jejich vypočteného množství. Vzdálenost od možného zdroje požáru k umístění hasicího přístroje by neměla přesáhnout 20 m (článek 9.5 Zvláštních pravidel). V tomto případě musí mít každý hasicí přístroj na karoserii nabarvené sériové číslo bílou barvou a také cestovní pas v předepsané podobě.

Hasicí přístroje by měly být umístěny na viditelných místech v blízkosti východů z prostor ve výšce nejvýše 1,5 m (článek 9.6 Zvláštních pravidel).

◙ Požadavky na požární bezpečnost.

◙ Požadavky na archivní nábytek. Archivní sklady musí být vybaveny kovovými policemi. Po dobu do rekonstrukce (opravy) budov (prostorů) archivního skladu je povoleno provozovat stávající stacionární dřevěné regály ošetřené retardéry hoření (bod 4.2 Zvláštních pravidel).

V prodeji najdete regály s elektrickým pohonem, pojízdné i stacionární, ale vzhledem k vysoké ceně prvních dvou jsou nejoblíbenější kovové policové archivační regály (obr. 2).

Takové stojany mají řadu výhod:

• minimální hmotnost konstrukce;

• možnost rozšíření sekcí;

• Regály lze dodatečně vybavit zadní a boční stěnou, přepážkami a omezovači.

Jako pomocné nebo speciální vybavení lze použít kovové skříně, trezory, skříňové regály, ale i přihrádkové boxy s kovovými přepážkami a policemi. Pro uložení vědeckých referenčních přístrojů a archivních záznamů je nutné zakoupit trezory nebo plechové skříně. Nechybí ani skříně pro ukládání elektronických dokumentů (obr. 3).

Související vybavení zahrnuje archivní vozíky (obr. 4) a štafle (obr. 5).

Nábytek a zařízení musí být instalovány tak, aby nepřekážely při evakuaci osob, šířka průchodů mezi zařízeními musí být nejméně 1 m.